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雙向溝通

您好，請問線上簽核公文，因為附件檔案太大無法下載至公文系統歸檔，承辦人將其上傳至雲端硬碟，供各受文機關自行下載使用，這種情形附件應如何點收?
編號：MB1091023002 發表時間：109-10-23 16:28:01

金小姐您好，
所詢線上簽核公文之附件係上傳至機關雲端硬碟，並未隨本文上傳至機關文書系統辦理簽核，該辦畢案件於歸檔時其附件點收疑義一節，茲復如下：
(一)檔案法(以下簡稱本法)第2條第2款所稱檔案，係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。本法施行細則第2條所稱文字或非文字資料及其附件，指處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。爰所詢另存於機關雲端硬碟之公文附件，當屬各機關依法定職能運作，產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄，於辦畢後應辦理歸檔，並依本法相關規定辦理檔案管理事項。
(二)依機關檔案點收作業要點(以下簡稱本要點)第4點及機關檔案管理作業手冊(以下簡稱本手冊)7.5.1.3規定，歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體時，承辦人員應檢視或以讀取設備確認內容，並應於其媒體或外包裝上載明名稱、文(編)號、規格、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要；但屬附件者，得不載明分類號、保存年限、製作者及製作日期。有關儲存於雲端硬碟等特殊媒體型式附件之歸檔，因媒體型式並不是實體，無法於外包裝上載明前開資訊，建請依實務情形於歸檔案件載明，以利後續查考。
(三)另依本法第6條規定，檔案管理以集中管理為原則，立法意旨在規範檔案應由專責檔案管理單位或人員集中管理，以避免散佚，影響業務稽憑及檔案開放應用。又，考量電子檔案保存之風險，建議應加強檢測該媒體之可讀性與有效性，並依文書及檔案管理電腦化作業規範陸、十八、(七)及附錄10規定之電子媒體規格，選擇適當者儲存。貴機關如考量前開存於雲端硬碟之歸檔案件未能集中管理且有檔案保存風險之疑慮，當得就實務作業之需，依前開規定及建議規劃是類檔案之管理事宜。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
回覆時間：110-01-14 10:01:51

本頁最後更新日期： 110-01-14

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