雙向溝通

Q

您好,有部份簽呈歸檔問題想向貴局請教: 一、簽呈是否只要有取公文文號,便一律要進檔案庫房管理,是否例外狀況,可由承辦人自存自行保管? 二、有那些種類的簽呈能以影本歸檔? 三、依規,影本歸檔須經機關權責長官核准,是否能以統簽方式,將特定公文類別(例如:動用經費簽呈、標案原簽……)改以影本歸檔即可? 四、紙本簽呈(例如:自行創號簽呈)施以數位化掃描處理後,可否將紙本交還承辦人自存自行保管? 五、訴願案、國賠案是否均需以1事1案方式辦理立案編目,還是亦能同一般公文以案件為單位處理即可。
編號:MB1091016001 發表時間:109-10-16 09:35:42

A

陳君您好:
所詢簽呈歸檔及訴願案、國賠案之立案編目一節,茲復如下:
一、檔案法(以下簡稱本法)第2條第2款規定,檔案指各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件;又依本法施行細則第2條規定,前開所稱管理程序,指依文書處理或機關業務相關法令規定,完成核定、發文或辦結之程序;至所稱文字或非文字資料及其附件,指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。是各機關依法定職能運作,產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄,於辦畢後均應辦理歸檔,並依本法相關規定辦理檔案管理事項。另依機關檔案點收作業要點(以下簡稱本要點)第5點第1、3項規定,各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於5日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。
二、依本要點第2點及第9點第2項第10款規定,各機關歸檔案件以原件為原則;如未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者,應退回承辦單位或文書單位處理。其立法意旨在於檔案原件具有行政稽憑及法律信證等價值,爰明訂歸檔案件以原件為原則。
三、依機關檔案管理作業手冊8.4.2規定,檔案管理人員應依據檔案內容,考量檔案性質及案情所涉主題、地域、機關或時間等,妥適分立案名,若屬案情單純性質相同者,得編為1案,或重要案件以1事1案為原則,並得考量檔案內容性質或未來發展情形,分立數個案名,以利保存管理與運用。又,依同手冊9.4.1.3規定,案名如有涉及依法令定有保密義務者,如證人保護法、少年事件處理法、所得稅法等,不得著錄當事人、檢舉及陳情人、機構或團體名稱。爰所詢訴願、國家賠償案件之編案疑義,請依前開規定及原則辦理。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
回覆時間:110-01-14 10:01:06
本頁最後更新日期: 110-01-14
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