國家發展委員會檔案管理局-全球資訊網-首頁-機關服務-諮詢溝通-雙向溝通

:::

雙向溝通

您好請問依貴局GRS修訂機關檔案保存年限，已完成編目建檔檔案(檔案管理系統及實體紙本文)之保存年限是否要做修正?或是可以等銷毀時再作檢討?感恩您的解答。
編號：MB1091015001 發表時間：109-10-15 10:31:51

何小姐，您好：
所詢依本局各類機關共通性檔案保存年限基準(以下簡稱共通性基準)修訂貴機關檔案分類及保存年限區分表後，對於已完成編目建檔檔案之保存年限修正一節，茲復如下：
一、檔案之分類及保存年限區分，應依據檔案產生當時適用之檔案分類及保存年限區分表判定，爰所詢貴機關新修訂之檔案分類及保存年限區分表，不適用該表實施前所產生之檔案，先予敘明。
二、所詢檔案之保存年限如未盡妥適，應先查檢檔案產生當時之檔案分類及保存年限區分表，如屬分類錯誤者，應重新賦予妥適之分類號及保存年限，並重新整卷及修正目錄。另，考量檔案保存價值隨著時空環境變遷可能有所更迭，如有必要，請依檔案法施行細則第13條及機關檔案管理作業手冊第15章「鑑定」等規定，辦理檔案保存價值鑑定，重新賦予保存年限。復依機關檔案保存年限及銷毀辦法第8條第2項規定，已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應依檔案中央主管機關規定之格式製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長之年限及理由。所詢已編目建檔檔案之保存年限修正，請依上開規定辦理。
以上說明，請卓參。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
回覆時間：110-01-14 10:03:17

本頁最後更新日期： 110-01-14

本頁點閱瀏覽次數： 491