雙向溝通

Q

針對機關檔案點收作業要點第5點第3項規定,「以機關名義對內部單位行文,各受文單位辦畢後得不歸檔;機關內部單位間行文,亦同。」有以下3點想請教,謝謝。 1、本規定所提及的「亦同」,是表示機關內部單位間行文之「各受文單位」辦畢後亦得不歸檔嗎? 2、另,機關內部單位間行文之「發文單位」、「各受文單位」所產生之文書,是否均屬得不歸檔之範圍? 3、若機關內部單位間行文之「發文單位」所產生之文書,應辦理「歸檔」,此類單位間往來之文書例如便簽、書函,係屬單位文書嗎?又其文書應歸入「機關檔案室保管」或由「發文單位自行保管」?
編號:MB1091007002 發表時間:109-10-07 17:16:33

A

黃先生您好:
所詢機關內部單位行文歸檔一節,茲復如下:
一、檔案法(以下簡稱本法)第2條第2款規定,檔案指各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件;又依本法施行細則第2條規定,前開所稱管理程序,指依文書處理或機關業務相關法令規定,完成核定、發文或辦結之程序;至所稱文字或非文字資料及其附件,指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。又本法第6條規定,檔案管理以統一規劃、集中管理為原則,旨在規範各機關應健全檔案管理制度並集中管理檔案,避免其散佚,影響業務稽憑及檔案開放應用。是各機關依法定職能運作,產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄,於辦畢後均應辦理歸檔,並依本法相關規定辦理檔案管理事項。
二、另依機關檔案點收作業要點第5點第1、3項規定,各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於5日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔;以機關名義對內部單位行文,各受文單位辦畢後得不歸檔;機關內部單位間行文,亦同。
三、所詢機關內部單位辦畢發文案件,請依前開規定辦理歸檔並由機關檔案室保管;至機關內部單位間行文之各受文單位辦畢案件,依前開規定得不歸檔。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
回覆時間:110-01-14 10:03:44
本頁最後更新日期: 110-01-14
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