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Q

關於檔案銷毀作業跟您請教幾個問題: 一、早期永久檔案經機關召開檔案鑑定會議認為無永久保存之價值,如他機關的法規,爰參酌行政類檔案保存年限基準表(項目編號061301-2),將保存年限從永久調整為5年,請問保存年限起算點是從何時?其後續作業又該如何處理呢?如需要至系統修改年限嗎?案卷是要放在永久區或定期檔案區存放等等。 二、早期保存年限為10年的檔案,經機關召開檔案鑑定會議認為有永久保存,請問後續該如何處理? 三、依據人事類檔案保存年限基準表,項目編號040604出國考察報告表應永久保存1份,請問是指公文可銷毀但報告要留著的意思嗎?那報告要放在原案卷中移到永久檔案區存放嗎?
編號:MB1090622001 發表時間:109-06-22 16:07:17

A

楊君您好,
所詢檔案鑑定及後續處理事宜一節,茲復如下:
一、本局訂頒之機關共通性檔案保存年限基準(以下簡稱共通性基準),係作為機關現行共通性檔案保存年限判定之最低標準及其清理處置之依據;至檔案保存價值鑑定,應考量時空環境及歷史背景等因素,分析檔案價值,經鑑定確認調整保存年限者,應明列其具體原因,始得調整其保存年限,不宜逕依共通性基準調整保存年限。
二、所詢經鑑定認有永久保存必要者,請於檔案管理資訊系統(以下簡稱檔管系統)著錄調整後之保存年限及調整原因,並依檔案法相關規定妥予管理。經鑑定確無永久保存必要者,應修正目錄並依機關檔案管理作業手冊16.4規定,俟全案或全卷屆保存年限後,始得依規定辦理銷毀;有關其保存年限應以該案卷最晚之文件產生日期起算,並保存至案內檔案最長保存年限屆期為原則。惟如確有未妥適分類編案而併入未具關聯、或性質與重要性不同之檔案者,考量後續檔案保管與應用,建請依檔案內容關聯性及重要性,重新分類編案。
三、依人事類檔案保存年限基準表規定,本機關之出國考察報告應自行永久保存1份,復依檔案法第6條規定,檔案管理以統一規劃、集中管理為原則。是所詢本機關之出國考察報告之保存方式得由機關衡酌典藏空間與實務作業需要,統一集中存放於檔案庫房或另擇適當地點存放,並於檔管系統適當欄位(如附註項)註記存放位置,俾後續管理及查檢使用。至選派出國考察公文相關文件,於屆滿保存年限後得依相關規定辦理銷毀作業。
國家發展委員會檔案管理局 敬上
回覆時間:110-01-14 10:44:47
本頁最後更新日期: 110-01-14
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