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雙向溝通

民眾向機關提出陳情，業經機關依照陳情案件處理方式及相關法令規定辦理，並將民眾陳情書及相關簽陳資料完成歸檔程序，由機關保管在案。嗣後民眾要求機關返還上開業經歸檔之陳情書及附件等檔案原件，機關得否逕行返還?
編號：MB1090604001 發表時間：109-06-04 16:40:25

陸小姐您好，
所詢民眾要求機關返還業經歸檔之陳情書及附件原件一節，茲復如下：
一、依機關檔案點收作業要點第2點規定，各機關歸檔案件以原件為原則；同要點第9點第2項第10款規定，案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者，應退回承辦單位或文書單位處理。準此，歸檔案件未能以原件歸檔時，應依規定敘明理由簽奉權責長官核准後，始得以影本等複製品方式辦理歸檔。
二、所詢陳情案件辦畢歸檔後，陳情人可否請求返還陳情書及附件原件一節，請依前開規定由承辦人員敘明原委並簽奉權責長官核准後，將原件發還陳情人並以複製品替代原已歸檔之正本。另，該簽辦文件應與前案併案管理，以利後續查考。
國家發展委員會檔案管理局敬上回覆時間：110-01-14 10:46:08

本頁最後更新日期： 110-01-14

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