雙向溝通

Q

與民眾訪談之紙本型式筆錄或協商紀錄等(上面有民眾簽名或蓋章之文件),如為線上簽核案件之佐證資料(非案件來文),請問線上簽辦完畢後,該紙本型式筆錄或訪談紀錄等,是否仍需歸檔留存查考? 如是類紙本資料未歸檔,爾後可否以該線上簽核之電子檔案列印出之紙本資料作行政稽憑檔案使用?
編號:MB1090529002 發表時間:109-05-29 15:30:55

A

許君您好,
所詢線上簽核之紙本附件併同歸檔一節,茲復如下:
一、依機關檔案點收作業要點(以下簡稱本要點)第2點規定,各機關歸檔案件以原件為原則,主要考量檔案具有唯一性、真實性等特性,及行政稽憑與法律信證價值。復依本要點第5點規定,機關間之紙本行文經轉製為電子型式完成線上簽核辦畢,其紙本如屬機關間行文且未涉及個人權益或信證稽憑等無重複歸檔之必要者,得不歸檔;惟如涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文及非屬機關間之紙本來文,辦畢後應併同歸檔。
二、所詢線上簽核案件之附件為與民眾訪談紙本型式筆錄或協商紀錄(包含民眾簽名或蓋章之文件),因其涉及個人權益或信證稽憑紀錄,雖已轉製為電子型式完成線上簽核,於辦畢後仍應依前開說明併同歸檔。有關紙本併同歸檔之建議做法,請參見本局全球資訊網/認識我們/文檔法規/行政規則/機關檔案點收作業要點「紙本來文經轉製電子型式併同歸檔後續檔管建議做法.pdf 」(https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1636&p=1650)。
             國家發展委員會檔案管理局 敬上
回覆時間:110-01-14 10:47:26
本頁最後更新日期: 110-01-14
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