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雙向溝通

我們刻正在進行80年至85年的檔案清查作業，發現部分紙本檔案的分類號跟保存年限為永久，惟在早期回溯建檔時卻給予另一個分類號跟保存年限為定期檔案，造成實體公文與系統上的資料不一致，請問該如何處理？謝謝
編號：MB1090310001 發表時間：109-03-10 08:53:49

楊君您好，所詢問題茲復如下：
一、依機關檔案管理作業手冊12.4.3規定，清查係指檔案管理人員依照檔案目錄，逐案或逐件核對管有檔案並檢查其保存狀況之過程。爰清查時應確認實體檔案與清查清單所載資訊一致，如有目錄資訊錯誤者，應予更正。
二、機關辦理檔案回溯編目建檔前，應先清查實體檔案之數量、年度，妥適完成整卷，再依機關檔案編目規範第3點及機關檔案管理作業手冊第8、9章規定辦理編目建檔。
三、為維持原檔案之完整性及檔案間原有之關聯性，檔案之整理，應依來源、原始順序及全宗原則辦理。爰所詢檔案之編目，請依各案件原分類號及保存年限依實著錄，惟考量早期檔案如有分類錯誤或保存年限不妥適之情形，機關得依原適用之檔案分類表及保存年限區分表，衡酌重新分類並賦予保存年限。國家發展委員會檔案管理局敬上回覆時間：109-03-17 13:45:15

本頁最後更新日期： 109-03-17

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