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有關機關檔案點收作業要點第5點第2項規定相關疑問及建議說明如下：
一、「機關檔案點收作業要點」第5點第2項規定：「機關間之紙本行文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢，其紙本如無重複歸檔之必要者，得不歸檔。」； 99年修正說明指出「涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文」及「非屬機關間之紙本來文」，經改為線上簽核辦畢者，其紙本原件仍有歸檔管理之必要，不在得不歸檔之範圍。
二、依前開規定，紙本行文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢，僅有機關間行文且不涉及個人權益或信證稽憑，紙本來文得不歸檔，餘均須歸檔。
三、惟在全國各機關配合國家推動電子化政府及無紙化作業，多數機關均有將紙本行文掃描後轉線上簽核辦理，以提升線上簽核比例之情形，相信貴局亦同，但由99年修正條文及說明中，看不出為何「非機關來文」被「一概排除」的理由?
四、公文經掃描後，完成線上簽核辦畢，代表陳核過程中，承辦人至各級主管，均相信該來文掃描檔為真實、完整的，因此可以據以作成行政決定，但歸檔時，卻因作風保守，將得不歸檔範圍鎖定於「機關來文」，似否定該簽核過程的真實可信。
五、貴局主要來文對象是行政機關，或許本條文可以賦予貴局很高的自由度，但更多數的機關，主要的來文對象是民眾、是廠商，是較難與政府機關進行「電子交換」的「非機關來文」，且也並非所有「非機關來文」都涉及個人權益或信證稽憑，許多是謾罵的、重複的陳情信，但目前的條文，似無掌握實務需求，無法達到當年修法時，「考量同一案件重複歸檔，徒增機關典藏空間負荷及後續檔案管理成本」的修法目的，所謂的線上簽核推動，流於無謂的數值比賽，因紙本仍在，典藏空間仍在，甚至辦理線上簽核檔案銷毀作業時，還必須精心挑出那份紙本原件，使流程更為複雜。目前檔案應用以複製品提供應用為原則，該紙本來文既無簽辦，亦非附件，無法提供應用，卻徒留少則一年，多則數十年的保存年限，幾無實益。
六、另機關檔案保存年限及銷毀辦法第7條規定略以，定期保存之檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，具確保複製儲存紀錄具存取有效性之保存措施者，得調整其檔案原件之保存年限。該規定係針對原生性紙本簽核檔案，掃描為電子檔後進行放寬措施。其是否含括原生性線上簽核檔案其「紙本原件」之處置呢?
七、建議貴局能因應線上簽核的推動、科技生活形式轉變、機關庫房空間壓力負擔，酌予修正現行規定，使檔案管理作業真正達到現代化的目標。
編號：MB1090217002
發表時間：109-02-17 15:18:03
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