雙向溝通

Q

您好! 請問在檔案分類編目(例如:無加害人死亡相驗案)時,於「機關檔案分類及保存年限區分表」尋無合適的分類號,但在「檔案保存年限基準表」有適切的分類與保存年限(例如:121309-4;10年),承辦人可否從「機關檔案分類及保存年限區分表」中尋保存年限10年的分類號,並在該分類號下另行立案?
編號:MB1090215001 發表時間:109-02-15 10:15:26

A

孫君您好,所詢有關檔案分編問題茲復如下:
一、依檔案分類編案規範第3點規定,各機關應依組織或業務性質,妥適區分檔案分類層級,訂定機關檔案分類表,並定期檢討修正之。前項檔案分類表,得與機關檔案保存年限區分表結合編訂之。機關如有上開分類表未盡妥適之情形,得適時檢討修正。
二、又依上開規範第8點規定,檔案應分入專屬、最適切或主要事由之類目;依機關檔案管理作業手冊8.4.2規定,檔案編案作業係歸檔案件經分類後,由檔案管理人員依據檔案內容及案情所涉主題、地域、機關或時間等,妥適分立案名,俾將案情關聯或性質相同之案件,編整於同一案卷內,以利後續保存管理及檢調應用。所詢機關檔案之分類編案,請依前揭規範與機關現行檔案分類及保存年限區分表規定,將檔案分入專屬、最適切或主要事由之類目,賦予保存年限,非依本局訂頒之機關共通性檔案保存年限基準辦理。
三、查本局訂頒之機關共通性檔案保存年限基準係供機關判定其共通性檔案之保存年限最低基準及其清理處置之準據。以上說明,請卓參。 國家發展委員會檔案管理局 敬上 回覆時間:109-02-19 14:16:28
本頁最後更新日期: 109-02-19
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