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Q

您好: 請問機關共通性檔案保存年限基準已編定保存年限,例如:已列25年,為何備註欄又寫至少應永久保存1份,機關檔案原本就只有一份,這樣機關檔案保存年限基準表如果列25年,年限到了又因備註欄寫XX報告至少應永久保存1份而改為永久保存,那當初分類表訂25年的用意是什麼呢?
編號:MB1070309001 發表時間:107-03-09 15:54:48

A

林君,您好!所詢機關共通性檔案保存年限基準之保存年限及備註疑義,敬復如下:
一、本局訂頒之機關共通性檔案保存年限基準(以下簡稱共通性基準),係作為共通性檔案保存年限判定之最低基準及清理處置之依據;如有說明檔案保存年限起算始點或檔案保存年限判定或清理處置應遵行之相關規定者,則於備註欄位敘明。
二、所詢共通性基準之保存年限為25年,備註報告應永久保存1份者,經查,係為消防類檔案保存年限基準表之項目編號100105「各項統計」,子項目1,內容描述為「救災及火災原因與損失情形調查統計及分析相關文件」,保存年限為25年,清理處置為「依規定程序銷毀」,備註為「統計分析報告至少應永久保存1份」。依上開說明,考量本類型檔案之性質及價值,其最低檔案保存年限至少應為25年,適用機關如有業務需求者,自可調高其保存年限;惟參照主計類檔案保存年限基準表項目編號030405-1規定,爰備註統計分析報告至少應永久保存1份,以資周延。
三、以上說明,請卓參。如您仍有其他疑義,請逕洽本案承辦人伍仁正先生:02-8995-3593。 回覆時間:107-03-14 09:11:52
本頁最後更新日期: 107-03-14
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