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Q

依據機關檔案點收作業要點第5點規定,各機關承辦單位或文書單位應將依文書處理手冊或業務相關規定,完成發文、存查或其他辦結程序之案件,於辦畢5日內逐件依序彙齊後,送交檔案管理單位歸檔。 但又依檔案管理局公文處理作業要點-壹、總則-二十、限期案件、專案管制案件、立法委員質詢案件、監察案件、人民申請案件、人民陳情案件及訴願案件等,須以「案」為單元管制及統計。以「案」管制之公文,其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號,處理中有發文需要者,按一般公文創號處理,並於全案辦結時一併歸檔。 請問實務上是否應將以「案」管制之公文(包含此「案」過程中之所有公文),於全案辦結後,再依機關檔案點收作業要點第5點規定,全案一併歸檔。
編號:MB1061124001 發表時間:106-11-24 11:17:01

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鄧先生您好,所詢問題茲復如下:按機關檔案點收作業要點第5點第1項規定,各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於5日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。另依文書處理手冊第81點及文書流程管理作業規範第13點規定,為使公文限期內處理完畢,公文管制區分為以文管制及以案管制,以文管制者係以收文(創簽或創稿)編號之個件進行管制,即各「文」限期內處理完畢,並於辦結後辦理歸檔;以案管制指以「案」為管制單元,其首件公文收文號於全案辦結時始能結案,處理中有發文需要者,另以他號方式處理,並於全案辦結時一併歸檔。綜上,所詢文書處理屬以案管制者,其全案辦結時間,則以納入專案管制全數完成為計算基準;如需全案結案始得歸檔者,應經簽准後,採延後歸檔做法,以符合前開點收作業要點之規定。 國家發展委員會檔案管理局 敬上 回覆時間:106-11-29 10:40:49
本頁最後更新日期: 106-11-29
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