國家發展委員會檔案管理局

檔案知識+-機關檔案庫房位於地下室,若無法搬遷,要怎麼辦?

機關檔案庫房位於地下室,若無法搬遷,要怎麼辦?

設置區位良好之國家檔案庫房現況,無水患風險
設置區位良好之國家檔案庫房現況,無水患風險

依據本局104年度機關檔案管理調查結果,位於地下室之機關檔案庫房數量占調查總庫房數約8%。機關檔案庫房位於地下室,將使所保存之檔案面臨極高的水損風險,若無法將檔案庫房遷移至無水患之虞的位置,又該如何處置?以下將介紹可降低位於地下室檔案庫房之檔案遭受水損風險的防範措施。

國家發展委員會檔案管理局檔案典藏組技正 吳純明

壹、前言

早期機關通常會將檔案庫房設置於環境不佳的區位(如地下室、頂樓、邊間等),雖經搬遷改善,仍有部分機關檔案庫房設置於地下室,檔案保存於地下室,將面臨極高之水損風險,故將檔案庫房遷移至1樓以上且無水患之虞的位置,才是根本解決做法,但實務上因涉及建物與經費等資源挹注問題,機關在短期內恐難達成。

依據本局104年度機關檔案管理調查結果,全國中央4級、地方2級以上之機關中,計有218個機關、283個檔案庫房設置於地下室,其中僅有16個(約佔6.1%)檔案庫房,能於106年6月30日(颱風季節)前完成搬遷。後續於金檔獎評獎過程發現,依然面臨極高的水損風險。

貳、建置適當防水措施

為降低檔案遭受水損之風險,位於地下室之機關檔案庫房若無法於短期內完成搬遷,建議儘速完成4層防水措施,包括「警示」、「阻絕」、「抽排水」及「緊急搶救」,以有效阻絕水患,其做法說明如下。

  1. 第1層「積水警報」措施
    於戶外設置水位探測器,其位置設於低於室內地坪高度,積水高程超過水位探測器時,即會產生警示,以啟動阻絕機制。倘機關因經費問題,無法及時採購設置,得以指定人員進行定時巡邏檢視。
  2. 第2層「阻絕」措施
    (1)外牆:建築物地下室之外牆應有良好之防水性。
    (2)地板:因建築物地下室之地板與土層密接,為防止滲水或反潮,地板面層應採用具防水性之材料,如環氧樹脂(EPOXY,圖1)地板。
    (3)防水閘門:地下室之開口,宜設置防水閘門(圖2)或堆置砂包(圖3)
    (4)當遇天災(如暴雨、洪水、颱風等)或其他緊急狀況時,有淹水之虞時,得以即時將防水閘門關閉或堆置砂包,以阻絕積水入侵。
    圖1  國家檔案典藏場所環氧樹脂地板
    圖1 國家檔案典藏場所環氧樹脂地板
    圖2 國家檔案典藏場所正門口防水閘
    圖2 國家檔案典藏場所正門口防水閘門
    圖3 防水砂包堆置示意圖
    圖3 防水砂包堆置示意圖
  3. 第3層「抽排水」措施
    當阻絕機制有疏漏時,可能有少量的水滲入庫區以外之室內或地下室時,於室內地坪較低處設置集水坑及抽水馬達,可將水引入集水坑,並可即時將積水抽往室外排出,只要滲水量小於抽出量,則檔案庫房即無水患之虞(圖4)。
    圖4 國家檔案典藏場所防水機制示意圖
    圖4 國家檔案典藏場所防水機制示意圖
  4. 第4層「緊急搶救」措施
    建議於災害緊急應變機制中,訂定水損檔案緊急搶救計畫,並定期演練,以應抽排水機制無效產生淹水時,得以緊急搶救水損檔案。(「水損檔案緊急搶救簡介」,可至本局全球資訊網-「便民服務」-「圖書及報告」-「圖書及文宣」下載參考)

參、結語

位於地下室之機關檔案庫房,建議仍以優先遷離地下室為原則,如受限資源無法搬遷時,則應妥善建置4層防水措施,以降低檔案遭受水損的風險,另應定期辦理水損檔案緊急搶救演練,加強檔案管理人員應變能力,以避免檔案水損災情擴大。

 
 
參考資料
  1. 林人立等。《檔案庫房設施建置Q&A》(第3版),新北市:國家發展委員會檔案管理局,民108。

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