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錄影音帶類檔案之保存要領

用檔案做公關：透視美國檔案週

你聽過檔案週嗎？在美國，它可是各地區的年度盛事，從每年9月下旬至11月中旬期間，各州以跨機構合作方式，配合地區文化特色或紀念事件舉辦主題性活動，拉近檔案專業與社會大眾之間的距離。如果想知道全美檔案週概況，不妨連上美國各州檔案人員委員會（CoSA）建置的網站（http://www.statearchivists.org/arc/archweek.htmT）瞧瞧囉！

◎資料蒐集：應用服務組

壹、美國檔案週的源起及背景

檔案週乃檔案推廣模式之一，透過活動的參與，讓民眾瞭解檔案專業人員的工作及檔案的重要性，也讓檔案機構發掘潛在使用者，建立機構之間的支援網絡。檔案週構想最初由國際檔案協會（The International Council on Archives, ICA）於1970年代末期提出，以「國際檔案週」為名，建議各國政府於10月至12月舉辦檔案週慶祝活動，促進社會對檔案事業的注意及瞭解。此項活動目的在於透過互動、協力的公共關係活動方式，搭起檔案專業與社會間的溝通橋樑，藉以徵集和保存有價值的檔案，並鼓勵及拓展歷史文件的應用，提升社會大眾的檔案意識。
在ICA倡導國際檔案週期間，各國所舉辦的活動較分散，直至1988年，紐約檔案人員城市圓桌（The Archivists Roundtable of Metropolitan New York）提出較具挑戰性的先期計畫，並獲得各州檔案暨文件局（The State Archives and Records Administration, SARA）的協助，讓州議會表決通過及公告10月的第1週為紐約檔案週。此項公告已廣為各州檔案館、圖書館及地方政府團體周知，他們亦循此先例爭取政府的支持，希望引起社會大眾對檔案的注意。

1990年檔案週活動擴及紐約州各地，透過社會大眾的參與，並取得教師、圖書館員、律師、地方官員、企業及媒體等團體的支持，紐約檔案週活動已漸擴展並深化檔案社會意識，其推動成果深獲各界好評，成為全美推動檔案週的參考經驗。至1992年，檔案週正式變成全國性的活動， 在美國檔案人員協會（The Society of American Archivists, SAA）及國家歷史出版暨文件委員會（National Historical Publications and Records Commission, NHPRC）的支持下，將10月定為檔案週辦理期間，此因該期間恰逢國際檔案大會之後，美國總統大選之前，正是吸引民眾注意美國文件資產的好時機。

貳、美國檔案週活動之介紹

雖然美國各地檔案週大多集中在每年10月舉辦，但仍由全國各地的檔案協會或各州檔案館自行擇定日期辦理，活動規模不一，通常配合地方上重大事件或紀念活動辦理，大抵從9月下旬至11月中旬期間，各機關陸續展開檔案週活動，有些檔案機關更將整個10月份定為檔案月，包括：落磯山脈檔案人員協會（the Society of Rocky Mountain Archivists）、亞利桑那州、科羅拉多州、北卡羅萊納州、猶他州及懷俄明州。
透過各州檔案人員委員會（The Council of State Archivists, CoSA）所維護的網站，民眾可查詢到全美各地檔案週的簡介及網站資訊。檔案週活動已漸獲各方迴響，每年秋天全美投入此類活動的贊助機關逐年成長，2005年至少有35個州規劃檔案週活動，並設計頗具創意的精美海報及紀念品，吸引民眾的注意。

從全美檔案週辦理的情形來看，各方動員力量很大，宣導的目標一致，形成跨機構合作的策略性行銷活動。各州歷史文件合作委員會（Council of State Historical Records Coordinators, COSHRC）認為檔案週的活動目標包含：1. 建立檔案館與大眾之間的溝通橋樑，2. 提升大眾檔案應用意識，3. 推動足以吸引媒體及大眾注意的活動，4. 藉由活動彰顯可代表當地的重要議題及故事等。
檔案週活動的內容包羅萬象，大致包含實體與線上展覽、研討會、參觀導覽、電影放映會、有?徵答或尋寶遊戲等活動，通常配合當地文化特色或紀念事件設定某個主題，並依民眾的興趣及需求規劃。從活動的內容可發現美國人對家族尋根活動很感興趣，且重視家庭歷史紀錄及文件的整理與保存，所以有些地區的檔案週以族譜資源為檔案題材規劃節目，如透過檔案巡迴展，鼓勵民眾攜帶家族文件、照片及書籍，安排檔案專業人員鑑定文件並解惑。
有關美國檔案週活動的內容相當豐富，因篇幅限制，無法逐一介紹，茲僅舉紐約州及俄亥俄州之活動辦理情形為例說明如下：

一、紐約州
紐約州的檔案建立於1971年，1978年開始向民眾開放，所典藏的檔案都述說著紐約自17世紀迄今的故事。紐約的檔案週活動開始於1980年代晚期，通常於每年10月的第2週舉辦特展及系列活動，目的在於慶祝紐約的多元歷史，提升民眾對當地豐富的檔案資源之意識，以及頒?表揚傑出的檔案專業人員及團體。紐約州第18屆檔案週活動於2006年10月7日至15日展開，以「檔案搭起從過去迄今的橋樑（Archives－Bridges from the Past to the Present）」為題舉辦展覽、研討會及導覽等推廣活動。以紐約市為例，主要推展與民眾生活相關的重要檔案及歷史文件，例如以家族尋根為題的演講，由講者說明如何運用政府資源探尋家族歷史。愈來愈多美國人對追本溯源有份想望，講習會正可教導民眾如何透用電腦資訊、相片文物、人口普查紀錄及族譜研究等應用來探索家族歷史。

圖1紐約州檔案週海報

二、俄亥俄州
俄亥俄州檔案人員協會（The Society of Ohio Archivists, SOA）參考紐約檔案週經驗始於1993年4月配合SOA第25屆年會舉辦首屆的檔案週活動，籌備期間曾與弗羅里達州的活動及密西西比檔案人員協會有所交流，瞭解跨機構合作及活動整合的重要性。第3年的檔案週開始定於10月辦理，配合第二次世界大戰50週年紀念事件，推出的主題是有關第二次世界大戰的信件檔案。
該州第14屆檔案週於2005年10月9日至15日展開，主題是「在俄亥俄州的非裔美國人（African-Americans in Ohio）」，此因該州藏有檔案含括非裔美國人追求平等的奮鬥史及其於商業、政治、軍事等領域的貢獻歷程。為推廣民眾對檔案及檔案專業工作者的認識與瞭解，俄亥俄州今年的主題範圍較大，SOA邀請該州內檔案館、博物館、歷史學會、圖書館及其他存有檔案及歷史館藏的機構共同參與。例如由邁阿密大學歷史系教授以「Black Skin, Red Blood, White Power: The Legal Status of Blacks In Ohio, 1803-1895」為題發表演講。凱斯西儲大學圖書館將該大學創立以來的非裔學者的照片、自傳及著作等檔案數位化並進行線上展示。俄亥俄州大學則以「發現及保存非裔美國人文件（Finding and Saving the African-American Record）」為題辦理座談會。

圖2 俄亥俄州檔案週海報