北緯66‧觀點―冰島政府機關電子檔案之長期保存
電子檔案管理與應用,是目前我國檔案管理策略發展重點之一,
制度發展過程,我們有必要多方瞭解先進國家電子檔案相關策略與制度。北歐國家在此專業領域已發展一段時期,相較國內較熟悉的英美國家制度,北歐國家也有其獨特的一面可供借鏡。冰島,這個在聯合國人類發展報告有關人類發展指數排名高居第2 名的北歐國家,近年來致力發展電子檔案保存與應用,並已開始制訂相關規範,值得探究瞭解。
冰島國家檔案館(National Archives of Iceland,簡稱NAI)資訊科技組組長Eiríkur G. Guðmundsson以「Long-term preservation of electronic records from official agencies in Iceland」專文,介紹該館對於政府機關檔案電子檔案的長期保存情形。該篇文章歸納近年來較被學者專家討論關於電子檔案保存之方法,大致有下列3 類:
一、博物館式做法,檔案館必須大量蒐集各時期的電腦、作業系統及程式,以運用這些設備讀取其產生之電腦檔案,惟所費不貲。
二、採購或設計仿真程式軟體,替代原產生檔案的作業系統與程式。
三、根據國際標準進行檔案轉置(migration),是目前較可行的方法。
1980 年代中期,NAI 即與瑞典、丹麥及挪威等北歐先進國家合作發展電子檔案有關策略,除在1998 年與丹麥國家檔案館合作,參採丹麥有關電子檔案保存與應用之做法,更於2005 年雙方進一步簽署合作協定,運用電腦程式軟體測試電子檔案應用與相關諮詢服務。
對於檔案之長期保存,NAI 不僅關心檔案能否保存數年或數十年之久,更關心數百年後檔案資訊能否順利應用。最近NAI 正參考丹
麥規範,進行兩項有關應用2005 年至2006 年間電子檔案之試行計1畫。另該館已研擬完成電子檔案資料系統與應用相關規範,現進行法制審查作業最後階段,預計2007 年通過後施行,這些規範重點有三,包括:
一、確保應用電子資料庫前須能先通知NAI,讓NAI 能決定是否允許資料應用申請,這類資料庫也包括其國籍、車籍與地籍登記
等資料庫。
二、規範提供機關使用的電子檔案管理系統(ERMS)之架構與功能,且系統必須經過NAI 認證。
三、關於自資料庫與ERMS 產生電子檔案之應用必要規範,且包括從資料庫系統產生檔案版本之技術描述等詳細規定。
Eiríkur G. Guðmundsson 文中整理出NAI 目前採行之電子檔案保存管理運作模式,並對該模式有詳盡介紹。想瞭解冰島電子檔案長期保存做法,可不要錯過!
資料來源:”Long-term preservation of electronic records from official agencies in Iceland,” National Archives of Iceland website, 14 Sep. 2006,
http://www.skjalasafn.is/docs/long_term_preservation_erindi_ICA-SUV_
2006.pdf (31 Aug. 2007)