檔案冷凍除蟲滅菌介紹
檔案因年代久遠或典藏環境不佳,可能造成檔案的損害、劣化及蟲菌蔓延,為了妥善典藏重要檔案必須針對檔案施行清查及消毒。想知道如何利用低溫冷凍法進行除蟲滅菌作業嗎?快進來看看吧....
◎資料蒐集:檔案典藏組
檔案因年代久遠或典藏環境不佳,可能造成檔案的損害、劣化及蟲菌蔓延,為了妥善典藏重要檔案必須針對檔案施行清查及消毒。檔案除蟲滅菌工作依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類檔案不同媒體型式分別進行,若發現檔案遭受蟲害或黴害,可採低溫冷凍法進行除蟲滅菌作業,以下針對低溫冷凍法作一概略之介紹:
低溫冷凍法係指將檔案套入密封之聚乙烯塑膠袋,置於約-20℃~-30℃左右之低溫冷凍櫃達7日以上,以達除蟲或降低黴菌活性效果之方式。本法具環保、檔案不殘留毒性、可自行操作等優點,其操作步驟如下:
1.準備尺寸合適之夾鏈袋,常用者為0.04×400×280mm、0.04×450×340mm兩種尺寸。
2.將檔案裝入夾鏈袋內,並將夾鏈袋內之空氣儘量排出後,封緊夾鏈袋封口(圖1-圖4)。
3.將套在夾鏈袋中之檔案,套上第二層夾鏈袋,並依上述第2項方式辦理,第二層夾鏈袋封口應與第一層套袋方向相反(圖5-圖6)。
4.放入溫度為-20℃~-30℃之低溫冷凍櫃中7日左右,檔案不宜堆疊過高(圖7)。
5.關閉低溫冷凍櫃電源(圖8),靜置回溫,待降至室溫後,取出袋中檔案並入庫上架。
6.此外,為避免蟲卵等再度孵化,檔案回溫後,再重覆進行上述第4、5項低溫冷凍處理2至3次。
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圖1 備妥夾鏈袋
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圖2 檔案裝入夾鏈袋內
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圖3 儘量排出夾鏈袋內之空氣
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圖4 封緊夾鏈袋封口
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圖5套上第二層夾鏈袋,封口與第一層套袋方向相反,並排出夾鏈袋內之空氣
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圖6 封緊第二層夾鏈袋封口
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圖7放入溫度為-20℃~ -30℃之低溫冷凍櫃中,檔案不宜堆疊過高 |
圖8 檔案置於低溫冷凍櫃7日後,應逐步回溫,始取出袋中檔案並入庫上架 |
參考文獻:
檔案管理局(2006)檔案保存維護手冊07-檔案入庫保管,台北:檔案管理局。
中國大陸工程技術文件管理制度簡介
「工程技術文件」是在工程建設與管理過程中,所產生之技術性文字或圖面資料,為工程建設過程的原始紀錄,可真實反映工程品質。想瞭解工程技術文件的意義、類型,以及中國大陸工程技術文件管理制度嗎?……
◎資料蒐集:檔案徵集組
工程技術文件是在工程建設與管理過程中產生,而具有保存價值的原始紀錄,其反映工程建設與管理的過程,是施工過程的紀錄、工程品質狀況的證明,也是竣工驗收時考評工程品質與管理水平的主要依據;是提供以後工程使用、維修、改建、擴建、事故分析等依據的重要基礎資料。同時,也是施工廠商進行品質管理的一種重要手段。註1中國大陸頒布「建設工程文件歸檔整理規範」、「基本建設項目檔案資料管理暫行規定」及「建設項目(工程)竣工驗收辦法」等法規,作?建設單位、施工單位及監理單位在工程竣工驗收前後文件管理依據。本文謹就中國大陸對工程技術文件的意義、類型、保管及歸檔等方面進行闡述。
一、工程技術文件的意義與類型
中國大陸對於「技術文件資料」的定義,是以文字、技術、符號、圖表、影像等方式記載,記錄和反映現行生產、建設、科學研究和其他技術活動所使用的技術文件總稱。其中包括圖樣、技術文字資料、技術表格、技術照片等。 註2至「工程文件」的定義,依「建設工程文件歸檔整理規範」規定,係指在工程建設過程中形成的各種形式的資訊紀錄,包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。是以,「工程技術文件」是在工程建設與管理過程中所產生的技術性文字或圖面資料,是工程建設過程的原始紀錄,更是工程品質的真實反映,工程資料管理是工程建設的關鍵環節。爰此,對工程建設有關的重要活動、記載工程建設的主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體文件,均應列入工程技術資料管理的範疇。註3
工程技術文件類型複雜,且種類繁多,張洪民先生認為可根據其屬性,分為以下幾類:註4
(一)建設管理資料:工程任務書;招、投標書及通知;建設許可證;施工契約;施工圖概、預算書;地質勘探資料;開工報告;委託品質監督手續等。
(二)施工管理資料:圖紙會審、變更、洽商紀錄;施工組織設計;施工日誌;工程測量定位紀錄;技術交底註5;預檢紀錄;隱蔽工程驗收紀錄註6;基礎、主體結構驗收紀錄;有關照片、錄像資料。
(三)品質保證資料:施工中各種原材料、半成品、成品的配合比、合格證、試驗報告;設備安裝工程的試驗、調整、清洗、測試、運轉紀錄及報告等。
(四)分項、分部工程檢驗評定資料,含一般建築安裝工程的單位工程,劃分為地基與基礎工程;主體工程;地面與樓面工程;門窗工程;裝飾工程;屋面工程;建築採暖、衛生與煤氣工程;建築電氣安裝工程;通風與空調工程;電梯安裝工程等10個分部工程。
(五)工程驗收資料:竣工圖;單位工程驗收書;工程品質等級核定證書等。
二、工程技術文件的保管
依「基本建設項目檔案資料管理暫行規定」,工程建設在申請立案時,即應開始進行文件材料的累積、整理、審查工作;專案竣工驗收時,應完成文件材料的歸檔和驗收工作。專案建設過程中,建設單位、工程總承包單位、工程建設現場指揮機構、勘察設計單位、施工單位應在各自的職責範圍內作好建設專案文件材料的形成、累積、整理、歸檔和保管工作。
施工過程中,凡有引進技術或引進設備的建設專案,要做好引進技術和引進設備的圖紙、文件的收集、整理工作,無論透過何種管道得到與引進技術或引進設備有關的檔案資料,均應交檔案部門統一管理。檔案部門則應加強提供利用的方法和措施,確保檔案資料得以使用。設計大、中型建設專案時,均應建置與工作任務相適應且符合要求的檔案資料庫房,並為檔案資料保管和提供利用配置必要的設備,其費用列入工程總概算。
另,依「建設項目(工程)竣工驗收辦法」規定,建設專案(工程)竣工驗收前,應整理各種技術文件材料,繪製竣工圖紙。因此,建設專案(包括單項工程)竣工驗收前,各有關單位應將所有技術文件材料進行系統整理,由建設單位分類立卷,在竣工驗收時,交由生產單位統一保管,同時將與所在地區有關的文件材料交當地檔案管理部門,以符合生產、維修的需要。
三、工程技術文件的歸檔
工程技術文件的歸檔管理,應依「建設工程文件歸檔整理規範」規定辦理。各建設、勘察、設計、施工、監理等單位應依該規定,將工程技術文件的形成和積累,納入工程建設管理的各個環節與有關人員的職責範圍,確實作好工程技術文件的收集、整理,並應與工程進度同步進行,以確保文件的完整性與準確性。
工程技術文件的歸檔範圍,包含與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體文件,均應收集齊全,整理立卷後歸檔。其歸檔範圍及保管期限悉依建設工程文件歸檔範圍和保管期限表規定辦理。
至歸檔時間,應依建設過程和工程特點,分階段分期進行,或在單位或部分工程通過竣工驗收後進行。勘察、設計單位應在任務完成時,施工、監理單位在工程竣工驗收前,將各自形成有關工程檔案向建設單位歸檔。勘察、設計、施工單位在收齊工程文件並整理立卷後,建設、監理單位應根據城建檔案管理機構的要求,對檔案文件之完整、準確及系統化情況和案卷品質進行審查。審查合格後向建設單位移交。
工程檔案一般不少於兩套,一套由建設單位保管,一套(原件)移交當地城建檔案館(室)。勘察、設計、施工、監理等單位向建設單位移交檔案時,應編製移交清單,雙方簽字、蓋章後方可交接。凡設計、施工及監理單位需要向本單位歸檔的文件,應依相關規定單獨立卷歸檔。
註釋:
1.石仁要,提高工程技術資料編制質量,石油工業技術監督,1997年第13卷第8期,頁次22。
2.孫芳芳,「論科技檔案的前身-兼析科技文件、科技文件材料和科技活動文件的區別」。浙江檔案第7期(1995年),頁14。
3.張建成,工程技術資料管理及竣工資料編制,江蘇建材,2006年第1期(總第102期),頁次41。
4.張洪民,工程技術檔案管理淺議,吉林師範學院學報,1998年第19卷第6期,頁次79。
5.係指施工前協調會議。
6.係指隱蔽工程查驗紀錄。
參考文獻:
1. 石仁要,提高工程技術資料編制質量,石油工業技術監督,1997年第13卷第8期,頁次22。
2. 孫芳芳,「論科技檔案的前身-兼析科技文件、科技文件材料和科技活動文件的區別」。浙江檔案第7期(1995年),頁14。
3. 張建成,工程技術資料管理及竣工資料編制,江蘇建材,2006年第1期(總第102期),頁次41。
4. 張洪民,工程技術檔案管理淺議,吉林師範學院學報,1998年第19卷第6期,頁次79。