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檔案保存容具介紹

檔案保存容具是直接與檔案接觸的物品，因此容具品質的好壞，對檔案保存情形及保存時間長久具有相當重要的影響，想讓你的檔案長久保存嗎？那麼有關檔案保存容具的知識，你不可不知。

◎資料蒐集：檔案典藏組

容具可提供檔案更多的保護，亦可使搬運、檢調等庫房管理作業更為方便，因此檔案上架前都應包覆適當的容具，由於容具直接與檔案接觸，比檔案架（櫃）等設備更貼近檔案本身，所以容具品質的好壞，對檔案保存情形及保存時間長久具有相當重要的影響。依機關檔案保管作業要點之規定，檔案容具型式包括檔案夾、盒、箱或其他得以置放檔案之容具。檔案容具的規格，必須配合檔案的類型、大小、及需求來製作，以提供較好的保護，同時檔案容具應選用質優、堅韌且保固良好之材質。
檔案保存容具的擇選與檔案的外觀大小有關，可以分為保護夾、保護盒、保護套、保護箱、隔頁紙等多種樣式，至於檔案保存容具的材質，常使用無酸紙材及聚乙烯（PE）、聚丙烯（PP）等塑膠材料，以下就檔案容具的樣式及材質作一介紹：
1.保護夾：通常稱為卷夾。卷夾材質以無酸紙類為主，紙質類的卷夾酸鹼值應為中性或弱鹼性，即PH值維持在7~8之間為宜（參見圖1）。

圖1紙質保護夾

2.保護盒：通常稱為卷盒。卷盒材料以無酸紙類為主，如瓦楞紙及紙板等（參見圖2）；亦可以使用化性較穩定的塑膠原料，如PP板類（參見圖3）。

圖2紙質保護盒

圖3塑膠保護盒

3.保護套：檔案保護套的材質有紙類及塑膠類等，紙類以無酸紙類為主，塑膠類則可選擇聚酯片、純PP材料為主的保護套，因為塑膠類保護套具有透明性的優點，可以直接看到檔案內容，較常用在閱覽應用及攝影類檔案上（參見圖4）。

圖4保護套

4.保護箱：以無酸瓦楞紙板為主，可用來存放較不常使用的檔案（參見圖5）。

圖5紙質保護箱

5.隔頁紙：隔頁紙通常為中性紙或鹼性紙等無酸紙類，用來分隔檔案，使檔案不會因相疊而讓紙質互相受到影響（參見圖6）。

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圖6無酸隔頁紙

參考資料：
檔案管理局。《檔案入庫保管》。臺北市：檔案管理局，民95年。
 

中國檔案主題詞表簡介

時勢所趨，網路行銷競爭激烈，掌握關鍵字詞就能吸引目光，且看中國大陸檔案主題詞表編製過程、適用對象與限制、選詞原則及詞表結構~

◎資料蒐集：檔案徵集組

檔案主題分析，係針對檔案內容所涉及之主題概念進行分析，進而選定主題詞彙的過程。此過程須藉由標準化作業流程與工具，確保主題分析工作之正確性、一致性、客觀性。本文係簡介中國大陸檔案主題詞表編製過程、適用對象與限制、選詞原則及詞表結構。

一、 前言
政府機關對於檔案之整理，主要是依循機關檔案分類表之分類架構，對檔案內容加以分門別類，並作為檔案實體上架排列的主要依據。但光靠這樣的整理方式，實難以因應檔案利用者多樣化的查檢需求，尤其是在資訊檢索系統功能日益精進的時代，僅經由檔案分類號及類目名稱來揭示檔案內容，或僅透過系統進行關鍵詞自然語言檢索，恐怕難以滿足檢索者的資訊需求，及提升檢索效益。因此，相關領域的學者專家無不在檔案著錄及資訊系統設計上思索可行方式，冀望能提升檔案利用及系統檢索效益。是檔案主題分析工作的重要性及其價值，也漸為檔案管理學者及實務界重視。
二、 中國大陸檔案主題分析
所謂主題分析，係經由閱讀文件、檔案，對其內容所涉及之主題概念進行分析，並確定主題類型及結構，進而選定主題詞彙的科學化過程。主題分析作業過程，從主題概念的分析到主題詞彙的選定，都必須訂定客觀的指引及標準化的作業工具，使得主題分析工作能確保正確性、一致性、客觀性。
中國大陸對於主題分析的工作已行之有年，其公文與檔案主題分析的作業流程依序為：閱讀文件、研析主題概念、分析主題類型、分析主題結構、選定主題概念（註1）。在主題分析工作中，不論是主題概念的研析、主題類型及結構的分析，到最後主題的選定，都與其所使用的主題詞表有著密不可分的關係。因為唯有配合主題詞表的選詞原則、主題標引規則及組配規則，才能順利將主題概念轉換為主題詞彙，因此主題詞表可說是中國大陸檔案主題分析工作的作業依循。
主題詞表在中國大陸不論是研究發展或出版之種類數量均十分可觀，例如：中國中醫藥學主題詞表、中國檔案主題詞表、中國分類主題詞表、教育主題詞表、漢語主題詞表、大氣科學主題詞表、中醫文獻電腦庫主題詞表、廣州市人大公文主題詞表、電力主題詞表、煙草行業公文主題詞表、軍用主題詞表、國家漢語主題詞表、數學漢語主題詞表、物理學漢語主題詞表等。（註2）其中為了配合中國檔案主題詞表的使用，其國家檔案局檔案科學技術研究所特別成立公文與檔案主題標引編寫組，就文件及檔案主題標引的理論與實務分章論述，以作為一般文書處理及檔案工作人員對於文件和檔案著錄中主題標引工作的指引，提高該項工作的質與量。
三、 中國檔案主題詞表簡介（註3）
 （一）編製過程
中國檔案主題詞表（以下簡稱本詞表）於1986年由其國家檔案局成立中國主題詞表編委會負責編製，經查閱中央及地方40多個檔案館、室，10多萬卷之資料，並參考中央及地方20多個黨政機關檔案、情報部門所編製的各式主題詞表，徵求各省、自治區、直轄市和計劃單列城市檔案部門的意見，於1988年編印試行本，於1989年提供40多個檔案館、室進行試用，並於1991年由國家檔案局成立編輯部，於1994年完成修訂，共歷時8年。
 （二）使用對象
主要供檔案館、檔案室標引和檢索，機關、團體、事業單位在對公文、資料進行主題標引與檢索時也可參考使用。
 （三）使用限制
本詞表對於科技檔案及某些專門檔案中的專業名詞收錄較少、明清時期的專用名詞未收。中央專業主管機關的檔案部門則可參考本詞表體例，編製專用之檔案主題詞表。
 （四）選詞原則
本詞表之選詞原則，採用圖書資訊學界所稱的文獻保證原則，選詞必須重在反映綜合檔案館、機關檔案室典藏檔案內容的主題概念，要能反映使用者的資訊需求，所選用的詞彙具有檢索價值及一定的使用頻率。而主題詞彙之形式採概念明確、詞義單一之詞語結構。
 （五）詞表結構
本詞表由主表及詞族索引、範疇索引、首字筆劃檢字表、附表、附錄所組成。
1.主表：主表係詞表的主體，按主題詞彙之音序筆劃編排，又稱字順表。每一主題詞稱為款目主題詞，包含正式與非正式主題詞，每一款目主題詞皆賦予一範疇後，即該主題詞的範疇分類類目代號，透過範疇號可以在範疇索引中查尋與該主題同屬一類的相關主題詞；此外，本詞表為各主題詞建立詞間關係，即上、下位詞及相關詞之概念。例示如下：

2. 詞族索引：詞族係指將屬性相同的主題詞按其概念等級加以層級式的排列呈現的概念體系。詞族索引是將主表中具有層屬關係的正式主題詞，以分層級方式展現，作為主題標引和檢索中提供系統查詢和選定標引詞的輔助工具，以及檢索系統中提供自動擴充、限縮檢索等上、下位詞間關係查詢的重要工具。
3. 範疇索引：又稱範疇分類索引，是按照中國檔案分類法的既定類目，將主表中全部主題詞分類排列，以便按類查詞的輔助工具。共計劃分為20個1級類目、103個2級類目及37個3級類目。
4. 附表：包括人名表、機構名表。人名表主要收錄明清時期進士、三品以上命官，國民政府及執政黨正部級官員，中央人民政府及中央部委局一級機構以上領導人，及其他國內外著名人士。機構名表則收錄明清中央政府機構以及著名工礦、學堂名稱，辛亥革命以來中央政府及其直屬機構和派出機構名稱，及中央立法、司法、軍事機構及大軍區名稱，及具影響力的全國學會、協會、宗教團體等。
5. 首字筆劃檢字表：包括款目詞首字、機構名首字及人名姓氏筆劃檢字表。
四、結語
中國大陸檔案主題分析方法，主要以中國檔案主題詞表為主題概念分析及主題詞彙標引為依據。透過標準化的主題分析步驟及主題詞彙標示方法，對檔案內容涉及的主題概念，進行上位、下位與平行關係的建立，彌補了僅依分類法進行內容分類的不足，並作為檔案資訊檢索的索引工具，有助於檔案檢索效益的提升。

註釋
註1：公文與檔案主題標引編寫組，《公文與檔案主題標引》（1992年8月），頁35。
註2：陳和琴，〈主題詞表的內涵及在網路環境中所扮演的角色〉，《佛教圖書館館訊》33期（92年3月）：26。
註3：國家檔案局檔案科學際術研究所中國檔案主題詞表編委會，《中國檔案主題詞表》（1994年），頁1-3。