加一點，再加一點…金檔獎奪標秘技大公開
金檔獎的競爭愈來愈激烈，機關之間的差異性愈來愈小，如果沒有多一點創意與變化，很難脫穎而出。本文分析第7屆金檔獎獲獎機關的特色，為讀者找出他們奪標的秘技……
◎資料蒐集：企劃組
在98年10月21日頒獎典禮結束後，第7屆機關檔案管理金檔獎暨金質獎畫下了圓滿的句點。觀察金檔獎的參獎情形及評獎過程，可以發現，獲推薦參獎的機關數也許和往年相去無幾，但是競爭愈來愈激烈，機關之間的差異性縮小，以往能得獎的績效，如果沒有再加一點創意與變化，在本屆可能鎩羽而歸。對於有志參加第8屆機關檔案管理金檔獎的機關而言，如果能夠了解獲獎機關的小撇步，明年參獎，必然能如虎添翼。我們就試著從本屆獲獎機關的特色，為讀者分析他們奪標的秘技。
檔案管理工作千頭萬緒，而檔案管理單位在各機關中是資源相對匱乏的單位，如何於年度開始前即訂立完善計畫，整合稀少資源，發揮綜效，達成目標，其實是很大的考驗。「訂立年度計畫」向來是金檔獎的評審項目之一，有機關精益求精，訂立了中程計畫，這中程計畫可不是隨便畫畫大餅，年度計畫也必須與中程計畫緊密結合，這樣的做法，當然讓評獎委員印象深刻囉！有些機關則運用甘特圖、控管表、查核表等工具，針對執行成果做定期追蹤檢討，盯緊執行細部環節，效果也很不錯。
分類編案與編目作業是檔案管理的基本功，但卻是最費工、最不容易看到成果的工作項目，根據獲獎機關的經驗，除了依照相關規範進行，最重要的就是踏踏實實的做，沒有什麼秘訣；評獎委員則表示，「案情摘要」的著錄，是很多機關忽略的重點。在這裡，我們要提醒未來想參獎的朋友：假設，你是檔案使用者，如果有詳盡、實用的編目資訊，找起檔案來，是不是容易得多？要知道，你們現在的編目成果，也許多年以後，會成為歷史學家找尋線索的重要依據哦！
在檔案保存方面，參獎機關的檔案庫房都已有一定的水準：與其他工作場所有明確區隔，並配置環境控制、防盜、通訊、消防、安全警報等設備。然而，一旦發生火警，火場必須斷電且濃煙瀰漫，很難從伸手不見五指的庫房裡辨識重要檔案並進行搶救，要找出逃生動線更需要運氣。臺北市中正區戶政事務所注意到這個盲點，經過腦力激盪，採用常見的夜光標籤，標示核心業務檔案及庫房搶救動線，花費不過千元，但巧思贏得評獎委員一致讚賞。另外，因為曾經接連遭逢水患，汐止市戶政事務所對於修護水損檔案特別有心得，有相同困擾的機關，不妨向他們討教。
新增的「公務紀錄蒐集」、「檔案研究編輯及展覽」等重點評審項目，可能讓某些有志參加評獎的機關不知所措，但好幾個獲獎機關都做出很好的示範。例如，財政部所屬的4個國稅局分局，都從自身的核心業務出發，分別辦理了統一發票展、營業稅檔案徵集與展覽、「921集集大地震申請災損減免稅捐相關紀錄資料」徵集與展覽活動，讓人眼睛一亮。前面提過的臺北市中正區戶政事務所及信義區戶政事務所，都體認到「戶政資料」才是他們的核心業務資料，不僅納入檔案管理範疇妥善保管，更配合結婚登記新制的推行，辦理吸「睛」力滿點的檔案展，營造話題的能力，不輸演藝名人。臺中監獄的檔案管理人員，則兩度走訪國史館臺灣文獻館，從臺灣總督府檔案挖掘有關臺中監獄的珍貴資料，進行研究比對，修正了臺中監獄的歷史沿革。這些機關充分發揮活化檔案的無限創意，也成功提升民眾的檔案意識、瞭解檔案應用的價值。
資訊化是便捷檔案管理作業的利器，除了資訊系統驗證的加分條件外，資訊系統是否確實發揮功用，也是評獎委員給分的重點，如果空有功能完善的檔案管理資訊系統，但利用率偏低，或是與其他系統的整合尚待加強，這些可逃不過委員們的法眼。另外，「資訊安全」也是評獎委員不厭其煩、一再提醒的議題。
嚴格說來，即使是獲獎機關，他們的檔案管理工作也仍有尚待努力之處，而且，每個機關的強項皆不相同。有志問鼎金檔獎的機關也許會問：那麼，我們該去向哪些機關學習我想知道的項目？在本屆的「金檔獎暨金質獎評獎紀實」中，我們增列了獲獎機關檔案管理績效的「雷達圖」，以2至5分表示單項成績，對於計劃進行標竿學習的機關來說，相信這會是很好的參考指標。
英國網站典藏現況簡介
由於網路與資訊科技的蓬勃發展，舉凡政府、公司行號、企業組織或個人訊息的公布，幾乎是「ｅ網打盡」、「網網相連」，然而十分鐘前所看到的網頁內容，可能在轉眼之間就被撤除下架無跡可尋，且讓我們看看英國網站典藏是如何將網站中的網頁內容保存下來，提供後人蒐尋參考。
◎資料蒐集：檔案資訊組
壹、前言
現在網際網路盛行，各式各樣的網站不斷應運而生，而網站的內容反應了當下的社會、經濟、文化等現況。隨著網路技術進步及社會環境改變，網站亦有其生命週期。為了保存這些網站的內容，留供後人參考研究，網站典藏（Web Archive）乃透過軟體自動擷取特定網址，蒐集和保存網路上的資料。
貳、網站典藏系統簡介
一、何謂網站典藏
網站典藏係針對線上資源的蒐藏、貯存、保存及檢索的過程。
二、系統架構
國際網際網路保存聯合會（International Internet Preservation Consortium，簡稱IIPC）由Internet Archive (USA)及11個國家圖書館於西元2003年所創立，目前由35個圖書館、檔案館、文化機構、研究中心等機構所組成。為提供網站典藏系統工具之共同開發架構，IIPC提出系統架構如圖1，其系統功能應包含下列4個層面：
1.網站獲取過程應有選擇及確認回饋機制
2.獲取方式可透過搜尋蒐集（harvesting）或寄存式蒐集（deposit）取得
3.蒐集所需儲存空間及後續維護管理
4.存取方法
圖1 IIPC網站典藏系統架構
參、英國網站典藏系統介紹
一、歷史
英國於西元2003年成立英國網站典藏聯合會（UK Web Archiving Consortium，簡稱UKWAC）來進行網站典藏。該機構由下列6個機構所組成：
1.大英圖書館（British Library）
2.威爾斯國家圖書館（National Library of Wales）
3.蘇格蘭國家圖書館（National Library of Scotland）
4.國家檔案局（The National Archives）
5.聯合資訊系統委員會（The Joint Information Systems Committee）
6.惠康圖書館（The Wellcome Library）
UKWAC於2005年至2007年間採用澳大利亞國家圖書館（National Library of Australia）所提供PANDAS 軟體來進行網站典藏工作，共收集了1,159則標題及3,848個實例。
2008年大英圖書館從IIPC引進新的網站典藏工具Web Curator Tool (簡稱WCT)，並將原有資料轉換至新系統，從西元2004年起至今共收集2,379則標題及5,828個實例。
另英國檔案局建置UK Government Web Archive收集政府機關之網站。
二、運作方式
典藏內容主要考量網站內容是否有長期研究價值，並注重社會、政治、文化、宗教、科學及經濟等主題，每半年蒐集1次。為了讓使用者便於利用，UKWAC對主題做分類，並建立索引，以增加搜尋效率。
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三、使用方式
任何人皆可利用各種瀏覽器，例如Internet Explorer、Mozilla Firefox、Opera、Safari、Google Chrome等，透過WCT的搜尋引擎輸入標題（Title）或網址(URLs)，尋找相關網頁，其網站首頁如圖2。
圖2 UKWAC網站首頁
四、蒐集限制
1.無法取得動態網站內容。
2.無法取得網站資料庫內容。
3.無法取得需帳號密碼網站內容。
肆、結語
為蒐集網站資源，保存文化資產，並提供研究者、歷史家、學者研究之用，歐美各國皆致力於網站典藏。目前，國內只有國家圖書館建置台灣網站典藏系統及台灣大學建置網站典藏庫，執行此項工作。網站內容可視為廣義的檔案，本局綜管檔案事項，英國規劃網站典藏系統建置作法應可供本局未來參考。
參考資料
1.台灣網站典藏系統。http://webarchive.ncl.edu.tw/（98年4月13日檢索）。
2.台灣大學網站典藏庫。http://webarchive.lib.ntu.edu.tw/（98年4月13日檢索）。
3.UK Web archives. http://www.webarchive.org.uk/（accessed 14 April , 2009）.
4.Wikipedia .http://en.wikipedia.org/wiki/Internet_Archive（accessed 14 April , 2009）.
5.Catherine Lupovici（September 28, 2005）.”Web archives long term access and interoperability:the International Internet Preservation consortium activity.” http://www.ifla.org/IV/ifla71/programme.htm（accessed 15 April , 2009）.
6.UK Government Web Archive. http://www.nationalarchives.gov.uk/webarchive/（accessed 10 Nov , 2009）.