50年的機密檔案
在94年裡什麼檔案最紅,機密檔案最火紅;什麼檔案最令人頭痛,需解密的機密檔案最令人頭痛。沉寂數十年的機密檔案,因國家機密保護法而爆紅,終於有重見天日的機會,且看宜蘭縣政府如何處理50個年頭的機密檔案……
◎作者:林鳳娥女士,時任宜蘭縣政府課長,摘錄自《檔案的故事第四集》
(台北市:檔案管理局,民95),頁 126-131。
在94年裡什麼檔案最紅,機密檔案最炸紅;什麼檔案最令人頭痛,需解密的機密檔案最令人頭痛。沉寂數十年的機密檔案,因國家機密保護法而爆紅,終於有重見天日的機會。
記得94年6月8日參加檔案管理局所舉辦94年檔案管理榮譽講座訓練講習課程中,教育部趙視察提到有關國家機密保護法第39條規定:「本法施行前,依其他法令規定之國家機密,應於本法施行後二年內,依本法重新核定,其保密期限溯自原先核定之日起算;屆滿二年尚未重新核定者,自屆滿之日起,視為解除機密依第31條規定辦理。」查機關的機密檔案均依照國家機密保護辦法規定辦理,國家機密保護法自民國92年10月1日公佈施行,國家機密保護辦法同日廢止,因此國家機密保護法第39條所規定重新核定期限至94年9月30日止,仍有很多機關的檔管人員不知該如何處理機密檔案。
聽取趙視察一席話後,腦袋瓜裡一頭霧水,不知天大的事件已在沸騰。結業後,積極了解各縣政府檔管單位保管機密檔案情形,惟有宜蘭縣政府檔管單位所保管的機密檔案數量龐大,從40年存放至今,有50年頭的機密檔案從未辦理解密,該如何處理呢?
檔案管理局大家長,陳局長士伯*常對檔管人員說:「要達成目標一定要先事擬訂策略。」為了配合國家機密保護法第39條規定,於是擬訂機密文書機密等級變更或解密大工程策略:(一)協調法源的主管單位-政風單位擔任主辦,負責督導本府各單位、所屬機關、學校、公所、代表會等,共同辦理機密文書機密等級重新檢討核定工作;檔管單位擔任協辦,負責檔管人員清理機密檔案。(二)撰寫宜蘭縣政府機密文書機密等級重新檢討核定作業專案計畫,簽奉首長核准。(三)成立工作小組負責推動。(四)擬訂工作進度時程、工作項目、注意事項及相關報表。(五)舉辦推動本專案計畫說明會。
依循上述策略,積極辦理各項工作,在這期間發現許多情形如下:
一、各機關的機密文書管理未有明確權責主管單位,中央單位法務部政風司、行政院秘書處,檔案管理局亦未統一事權,造成縣市政府政風、文書、檔管單位有互相推諉情形,期望中央單位能重視各機關的機密文書管理,訂定相關規定,以規範機關的機密文書管理。
二、清理本府40至55年代的機密檔案時,公文未使用密件信封套裝封,有部分公文已嚴重破損或被蟲蛀的情形,公文上又覆蓋一層灰塵及黴菌,檔管人員須鼓起很大勇氣處理這些公文,因此吸入不少的骯髒空氣而引起上呼吸道發炎或皮膚過敏現象。
三、56年後的機密檔案有使用密件信封套裝訂,惟信封套上僅記載總收文號及蓋承辦人員職名章,檔管人員只能應用此資訊,作為清理的依據。
四、偶爾發現機密檔案信封套剪開後,裡面竟然空無一物,或僅存附件,本文不見的情形。
五、台灣省政府對於機密公文的解密條件大部分都有註記,只是縣政府承辦人員未依註記辦理後續的解密手續,且縣政府的機密公文未註記解密條件,以致後續解密手續較繁瑣。不過,在台灣省政府的機密公文裡,可發現有趣的用語,例如本案機密區分等級為1、2、3、5年屆時自然消失,附件抽存後機密等級自動註銷,或○年○月○日自動解密,這些用語令人想起007電影開場時,總是先來一段情報員聽取任務交代後,錄音帶自動銷毀的情節。另外,承辦人員亦質問解密條件已註明自動解密,即視同解密,為何還要辦理解密手續呢?或許前人亦認為機密等級會因自然消失,自動解密的註記,公文的“密“或“機密“字眼就自然消失不見了,才會有機密公文歸檔後即束之高閣,無人問津的情形。
六、承辦人員對於機密公文的機密等級變更或解密之權責經常推諉給檔管人員。亦抱怨解降密手續繁瑣,檔管人員就要費盡心力、時間,不厭其煩地拿出法令規章教導同仁。在幾次的教育訓練中,竟然發現許多承辦人員對於文書用語不懂,令人?憂。
七、在本專案執行期間,承辦人員辦理解密的抱怨聲不斷地湧入檔管單位,檔管單位搖身一變,成為解密諮詢及情緒發洩的中樞;甚至有人表示50年來的機密公文皆被看光了,負責解密同仁知道太多內幕,可能有嘴巴被封口或眼珠被挖出的憂慮;本人皆苦口婆心安撫承辦人員,並表示他們有機會參與此次50年來的機密公文大解密工程,是各位的榮幸,空前絕後,史無前例,宜蘭縣政府不會再有第2次的50年機密公文大解密工程,因為檔管人員已運用資訊科技,自動通知承辦人員要辦理解密。承辦人員才勉強會心一笑,停止抱怨。
經歷這一次50年的機密檔案辦理機密等級變更或解密工作的洗禮,並順利完成任務,在這期間可發現前人對於大事、小事都喜歡用機密公文處理,或許是宜蘭縣出產“蜜餞“有名,而縣政府的“密件“也特別多;也許是前人執行保密防諜的工作,績效良好,所留下的證據吧!另外承辦人員也學習到如何辦理解密手續及主動關心自己所承辦的機密公文;檔管人員對於清理機密檔案的夢魘,也勇敢地面對,將機密檔案瘦身成功。大家共同的努力與辛苦,本人由衷的感激與敬佩,更喜愛我們這一群可愛又歡喜在檔案的工作伙伴,大家都表現很突出,讓人刮目相看。
被蟲蛀的機密公文
清理機密檔案
*編者按:本文係轉載自本局95年出版品,文內所提陳局長士伯,業於97年退休。