中國大陸歷史圖牒檔案修裱技術規範簡介
檔案修裱所採用之工法與材料,係取決於檔案本身材質與型式,中國大陸為使檔案修裱人員於進行是項作業有所遵循,於2000年發布「檔案修裱技術規範」,復針對圖牒檔案此一特殊檔案型式之修裱工作,於2008年發布「歷史圖牒檔案修裱技術規範」,本文即針對上開規範對於圖牒檔案修裱之基本原則、工具設備、環境要求和操作程序等加以簡要說明。
檔案典藏組科長 孫筱娟
壹、前言
中國大陸為提供各級檔案部門及檔案管理人員作業依循,先後發布多項檔案管理工作標準,針對檔案修裱部分,於2000年發布了「檔案修裱技術規範」,作為檔案修裱工作之指導文件,惟對歷史圖牒檔案這類特殊檔案的修裱工作並無制定明確的技術規範,是中國大陸國家檔案局遂於2008年4月23日發布、同年7月1日實施「歷史圖牒檔案修裱技術規範」(Specifications on mounting-repairing of historical map archives),該規範對於圖牒之定義係指「圖譜,分類編輯說明事物之圖樣」,如輿圖、圖譜表冊。
貳、規範架構與重點
中國大陸2008年的規範係針對手工修裱歷史圖牒的基本原則、工具設備、環境要求和操作程序等進行規範,相較之下,檔案管理局(以下簡稱本局)對於機關或國家檔案修護作業之相關規定多屬原則性規範,而本規範所訂內容則屬修裱作業之操作程序步驟。以下謹就本規範內容摘要說明如下:
一、架構
本規範之架構分為:範圍、規範性引用文件、術語定義、總則、修裱工作室要求、修裱材料、修裱前準備、圖牒檔案修裱要求及程序、圖牒修裱形式等9大部分。
二、規範重點
(一)修裱環境要求
1.面積:建議每位工作人員工作面積不小於15 m2。
2.光線:室內照度不低於300 lux。陽光不可直射裱案及紙牆。裱案上方應設人工光源,照度值不低於150 lux。
3.清潔度:微生物菌落數少於150,有害氣體濃度不超過3級。
4.溫濕度:依「檔案館建築技術規範」執行。
5.通風:具良好密閉性,以雙層窗戶為宜,不可隨意開窗通風。應安裝空氣淨化裝置。
6.地面:地面材質以使用無縫水磨石為宜。
(二)修裱材料
1.紙張:規範修裱用紙之種類,如:生宣紙、棉紙等。
2.黏著劑:主要規範黏著劑種類及調配比例,調配比例部分,係針對不同濃度之稀釋漿糊訂出水與稠漿糊之比例;另各種手工紙及機器紙所適用之漿糊濃度,以及各修裱工序所適用之漿糊濃度,亦分別列表規範。
(三)修裱前置工作
1.登記與檢查:針對需修裱的圖牒檔案辦理登記與交接,並檢查檔案色彩墨跡是否褪色或擴散、有無霉斑、蟲蛀或污跡,進行破損程度記錄。
2.翻拍存檔:對破損嚴重、內容非常重要的檔案,在修裱前進行拍照存檔。
3.訂定工作方案:方案內容包括圖牒檔案形成時之裝幀形式及確定修裱後之裝幀形式;確定修裱用料及數量;技術處理方法;檢測修裱技術的效果。
4.準備材料:規範修裱工作所需使用的紙料選擇原則。
(四)修裱要求與程序
將圖牒檔案修裱程序分為以下6項,每一程序下說明其操作步驟與相關作業要求:
1.揭舊:規範除蟲菌、除塵、去霉漬、清洗髒污、浸泡、揭褙紙等操作要領。
2.托:規範托紙操作要領;托心之要求與程序;托染綾、絹之操作要領;托覆褙紙之程序。
3.裁:規範裁切之操作要領與程序。
4.鑲(註1):規範不同圖牒檔案之鑲法程序與操作要求。
5.扶覆褙:規範加褙紙、上板操作要領與程序。
6.砑裝:規範砑光(註2)、裝桿(註3)或裝冊之程序與操作要領。
(五)修裱形式
該規範將圖牒檔案之裝裱形式分為卷、軸、冊、片等四種,並附以圖片說明各裝裱形式之樣貌。
參、結語
中國大陸為了使各級檔案管理單位在進行檔案保存修護工作上有其可遵循之作業原則,在檔案修裱及蟲霉防治上皆訂定相關之工作標準。目前國內檔案典藏機構,亦有進行修護工作,而本局針對國家檔案之保存修護,已於國家檔案管理作業手冊中列專章加以說明作法,惟基於檔案中央主管機關之責,為提升國內檔案修護技術與作業標準化,未來除應著力與相關學校機構進行檔案修護人才培育外,或可參考中國大陸對於檔案保存修護作業標準化之作法,結合國內各主要典藏機構的修護經驗,研訂我國檔案保存修護工作標準,供檔案修護作業人員依循。
註釋:
註1:鑲法係指針對部分破損檔案之修復方式。
註2:砑光係指在裱褙物件背面打蠟。
註3:裝桿係指將捲軸杆裝於裱褙物件天地邊。
參考資料
全國檔案工作標準化技術委員會編。《歷史圖牒檔案修裱技術規範:Specifications on mounting-repairing of historical map archives》。檔案工作標準彙編7。北京:中國檔案出版社,2008年8月。
美國總統圖書館體系發展方案簡介
總統圖書館體系是美國聯邦檔案管理制度特色,2008年公布的「總統歷史文書保存法」要求NARA向國會提出有關總統圖書館體系發展替代方案報告,本文讓您知道這個制度的未來發展。
檔案管理局企劃組專門委員 張富林
一、前言
總統圖書館體系是美國聯邦檔案管理制度特色之一,始於1939年,發展迄今已有13座總統圖書館。美國為減輕聯邦政府財政負擔,加強保存維護與加速開放應用總統歷史文書,在2008年公布的總統歷史文書保存法(the Presidential Historical Records Preservation Act of 2008 [PL 110-404]),新訂一些有關國家歷史出版品及文件委員會(the National Historical Publications and Records Commission,簡稱 NHPRC)業務的規定,以及關於總統圖書館及總統檔案管理體系運作之條文,並要求國家檔案及文書署(National Archives and Records Administration,以下簡稱NARA)向國會提出1份有關總統圖書館體系發展替代方案的報告,而本文特就該篇報告摘要介紹如後。
二、現況
美國聯邦檔案主管機關NARA設有總統圖書館司(Office of Presidential Libraries)專責總統圖書館體系整體行政事務,包括監督各館預算編製、協調各館執行NARA政策與規定、在NARA體制內為總統圖書館體系代言、協調各館主要興(修)建專案,並對各館定期實施計畫審核。
總統圖書館的任務偏重總統檔案典藏機構與文物博物館功能,館藏來自總統與家族成員、幕僚、朋友或民間捐贈之相關私人手稿、日記、照片、圖書、視聽資料、禮物等文物,以及NARA依法徵集移轉並指定其典藏管理之總統任內有關檔案或官方紀錄資料,並辦理相關推廣教育計畫。總統圖書館通常會選設在總統的家鄉,但2008年卸任的George W. Bush總統,則是將其圖書館設在Texas A&M大學校園。目前美國所設總統圖書館多由私人或非聯邦經費捐募組成的非營利組織興建,部分係由當地的州政府或地方政府出資興建,竣工後交給聯邦政府,以國會審議通過的預算,由NARA負責維運。美國有關總統圖書館運作的法律依據,主要包括:
1955年 總統圖書館法(the Presidential Libraries Act of 1955)。
1966年 資訊公開法(Freedom of Information Act,簡稱FOIA)。
1974年 總統紀錄與文物保存維護法(Presidential Recordings and Materials Preservation Act (PRMPA) of 1974)。
1978年 總統文書法(the Presidential Records Act of 1978)。
1986年 總統圖書館法(the Presidential Libraries Act of 1986)。
2008年 總統歷史文書保存法(the Presidential Historical Records Preservation Act of 2008 [PL 110-404])。
1974年總統紀錄與文物保存維護法針對尼克森總統水門案之相關紀錄予以定義與要求公開。1978年總統文書法則明定總統、副總統活動紀錄之所有權為公眾,並且建立「總統紀錄處理與公開規定」之新的法律結構。在1986年針對1955年總統圖書館法所修正的部分條文中,特別要求建物面積超過70,000平方英呎之總統圖書館,其信託基金須捐贈部分經費以負擔設施維運成本。2008年公布的總統歷史文書保存法,更進一步要求負責興建總統圖書館的基金會提高其捐贈經費額度,捐贈的基金用來補貼總統圖書館之年度維運經費,該法規範經費捐贈額度須提高至總統圖書館興建成本的60%,並從2008年卸任的George W. Bush總統開始適用。
三、總統圖書館體系發展替代方案之研提經過
2008總統歷史文書保存法最引人注意的一項規定,就是NARA署長須向國會提出1份有關總統圖書館體系發展替代方案的報告,重點須包括:
(一)減輕聯邦政府財政負擔。
(二)改善總統文書之保存維護。
(三)加速總統文書之開放應用。
NARA準備這篇報告期間,廣泛探討有關總統圖書館的議題,包括總統圖書館體系沿革、法令及其他規範總統圖書館營運相關立法架構之檢討回顧,並研討可減少政府財政負擔,以及改善總統檔案典藏與開放應用之發展方案。惟該法案前述的三項要求卻存有矛盾之處,畢竟在總統圖書館發展替代方案中,能減輕政府財政負擔者,並不能兼顧總統文書之保存維護改善及加速開放應用;反之,能改善總統文書之保存維護改善與加速開放應用者,勢必增加聯邦政府經費支出。因此,NARA撰提該報告時,已儘量予以平衡考量。
為滿足總統歷史文書保存法要求,NARA內部針對既有總統圖書館體系、有關計畫、相關成本及未來的可能發展方案進行檢討,並於2009年3月24日至5月22日期間透過網路,對外徵求相關團體或個人的意見與建議,嗣後彙整分析完成報告書,於同年9月25日向國會提出報告。
四、總統圖書館體系發展替代方案重點概述
關於總統圖書館體系的未來發展,NARA對國會提出報告規劃以下替選方案,重點分述如次:
方案一:採現制運作(檔案典藏設施與博物館由總統圖書館基金會捐給NARA),並修正有關規定,要求捐贈額度計算基準須基於完整建物捐贈規模,此方案亦尋求建立NARA與總統圖書館基金會協定的新基準。
方案二:政府機關租賃總統檔案典藏設施,個別博物館則交由其總統圖書館基金會管理。
方案三:總統檔案典藏設施由各總統圖書館基金會、大學或其他非聯邦機關捐贈給NARA,個別博物館則交由其總統圖書館基金會管理。
方案四:總統檔案典藏設施集中由NARA出資管理,惟無博物館;各總統圖書館基金會可根據其選定之位址,興建與管理其自有的博物館。
方案五:總統檔案典藏設施集中由NARA出資管理,總統博物館由NARA興建並派員進駐營運;有關各博物館之興建、常設展覽及教育推廣計畫,由各總統圖書館基金會自行募款辦理。
雖然NARA也曾考慮另一替代做法,將總統檔案及文物館藏,改至鄰近地區的NARA既有區域館舍典藏。然而未來總統會來自哪一個地區實難以預測,也無法決定哪一個區域館舍可以典藏總統檔案與文物。儘管未來總統行使職權的紀錄原文紙本館藏體積會逐漸減少,但NARA相信這些館藏仍會持續增加,未來的檔案典藏設施仍持續需要大量空間因應。因此,NARA區域館舍屆時須配合擴建或遷建,並配置適足規模的人力及設備處理紙本或電子檔案,也須進一步改建基礎設施,典藏具歷史或文化價值的文物。
五、NARA總統圖書館體系發展替代方案報告結論重點
Barack H. Obama總統仰賴科技處理其日常公務,其幕僚專注運用Web 2.0與社交網路,鼓勵美國民眾參與政府決策,政府部門執行其決策或管理相關電子檔案,儘管對NARA與有關機關尚未形成挑戰,但未來50年內總統檔案有哪些典藏需求尚不能預估。在前述5個發展替選方案之研擬過程,NARA體認電子檔案之保存維護與開放應用仍處於萌芽階段,其過去進行的數位典藏專案已證明,透過網路產生、儲存、檢索及開放應用數位複製品,仍需要密集投入經費與資源。電子檔案管理相較於數位複製品之產生與管理,顯然是不同的過程,兩者對於上述任一個替選方案的成功發展而言,都是嚴峻之挑戰。
NARA這篇報告結論,建議國會審查替選方案時,應審慎考量NARA核心使命與服務的對象,以及過去各總統圖書館的發展經驗。總統圖書館館藏是國家歷史資產,NARA最重要的使命,就是保存這些國家歷史資產並開放社會大眾應用。然而,辦理公共研討會、博物館展覽、教育體驗及豐富網路的內涵等,需要投入更多的人力、經費及更大的建物,而這對政府與總統圖書館基金會而言,均會增加成本負擔。因此,該篇報告所提發展方案之評估決策關鍵,在於總統圖書館的使命與任務是否須重新檢討定位,而這需要總統圖書館及其未來可能服務的對象(如:總統、前幾任的總統、NARA、利害關係人及美國人民)進行透明公開的討論,以達成共識。無論上述何種發展方案被採用,未來總統檔案的典藏管理方式,儘管可能會與目前總統圖書館做法有所不同,但最終還是不會改變NARA負責保存及開放應用總統檔案的重要使命。
六、結語
總統檔案與文物都是具歷史價值,屬於全民的國家資產,由於國情不同,我國總統檔案與總統文物的主管事權,雖然現分屬檔案管理局與國史館負責,但是保存維護與加速開放應用國家歷史資產都是雙方共同的責任。美國為減輕聯邦政府財政負擔,改善總統文書保存維護與加速開放應用,努力尋求總統圖書館體系發展方案的決策過程與經驗,值得借鏡參考。我們期許檔案管理局除積極落實檔案中央主管機關統一鑑選、徵集及保存具歷史價值國家檔案之核心職能,開放大眾應用國家檔案外,也尊重各史政或學術機關持續典藏其既有之總統檔案與文物館藏,更期盼相關機關與檔案管理局進行策略合作,以服務社會大眾,共創雙贏。
參考資料:
1.National Archives and Records Administration. “Frequently Asked Questions about Presidential Libraries.” National Archives and Records Administration. http://www.archives.gov/presidential-libraries/faqs/ (accessed 30 October, 2009)
2.National Archives and Records Administration. “NARA Seeks Input into the Development of Alternative Models for Presidential Libraries.” National Archives and Records Administration, March 24, 2009. http://www.archives.gov/comment/request-for-input-march23-2009.pdf (accessed 30 October, 2009)
3.National Archives and Records Administration. “Report on Alternative Models for Presidential Libraries: Issued in Response to the Requirements of PL 110-404.” National Archives and Records Administration, September 25, 2009. http://www.archives.gov/presidential-libraries/reports/report-for-congress.pdf (accessed 23 October, 2009)