國家發展委員會檔案管理局

檔案知識+-保障權益:淺談移轉國家檔案限制應用檢視

保障權益:淺談移轉國家檔案限制應用檢視

保障權益:淺談移轉國家檔案限制應用檢視
 

國家檔案為全民的珍貴資產,為使各界充分近用檔案內容,機關檔案移為國家檔案前,須檢視及註記檔案開放應用情形,以兼顧權益權益保障及檔案開放應用。本文簡介在辦理國家檔案移轉作業時,檔案開放註記之程序與實務上常見問題,希望有助於各機關同仁順利完成移轉國家檔案限制應用檢視作業。

國家發展委員會檔案管理局應用服務組視察 顏佩貞

壹、前言

機關檔案屆法定移轉年限並經鑑選移轉為國家檔案後,其開放應用應從歷史價值及資訊價值之角度優先考量,當有別於仍有行政時效之機關檔案開放應用需考量因素,期以更開放之精神提供各界應用。

由於各機關職能不同,為避免部分檔案內容公開影響原檔案產生機關之業務運作,並在兼顧個人隱私、符合檔案法令及其他相關法令規定之前提下,國家檔案移轉至國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔案局)前,各機關應先行檢視檔案內容,有法令規定應限制應用之情形者,需填列「國家檔案限制應用說明表」或「政治檔案限制應用說明表」,以落實檔案開放應用之精神。

貳、作業程序

檔案內容樣態繁多,內容不乏涉及第三人識別個資、病歷、財產等隱私資料或依法應予保護事項,為維護第三人隱私或公共利益,機關移轉國家檔案前,應逐案或逐件檢視檔案內容後,註記檔案開放應用情形,於移轉電子目錄(XML電子檔)「應用限制」欄位註記開放、部分開放或不開放。經移轉機關表示非機密且可全部開放之檔案,檔案局嗣後即提供各界應用。檔案內容如有限制提供者,應填寫國家檔案限制應用說明表,作業重點如下:

圖1 國家檔案限制應用說明表(範例)
圖1 國家檔案限制應用說明表(範例)
圖2 政治檔案限制應用說明表(範例)
圖2 政治檔案限制應用說明表(範例)
  1. 填列適用法令:檔案法、政治檔案條例、政府資訊公開法、個人資料保護法、涉及應限制應用之業務法規(如「典試法」)或其他相關法令(如「性侵害犯罪防治法」、「兒童及少年福利與權益保障法」等)。
  2. 逐「案」或逐「件」檢視檔案內容:檢視是否有涉及個人隱私及前開法令規定應限制應用之情形,或是檔案內容含有智慧財產權事項。涉及個人隱私部分,最常見的類型有個人之住居所縣市以下地址、身分證字號、出生年月日、個人照片、指紋等;涉及業務層面須限制應用者,例如典試委員姓名資料、仍在銷售之專賣商品配方等;涉及智慧財產權者,則有出版品、私人書信或手稿、個人日記、私人照片等。
  3. 移轉電子目錄註記:於移轉電子目錄(XML電子檔)「應用限制」欄位註記開放、部分開放或不開放。涉及智慧財產權者,請於檔案管理系統適當欄位註記其權利種類(如著作權、專利權、商標權、營業秘密等)、標的形式(如出版品、文章、書信、設計圖等)及權利擁有者,以避免檔案開放應用有侵害智慧財產權之虞。
  4. 填列「國家檔案限制應用說明表」:經檢視檔案內容後,如涉及個人隱私,或法令規定應限制應用者,請填列檢視結果。非屬政治檔案者,依目錄編製層級填列「國家檔案限制應用說明表」(如圖1);政治檔案依案件層級填列「政治檔案限制應用說明表」(如圖2),並依政治檔案條例第8條第2項所列限制應用情形勾選。有關前述兩種說明表之「限制應用範圍描述」、「檔案限制應用原因」為共通欄位,簡述如下:

    (一)「限制應用範圍描述」欄位:其有利快速查找限制應用內容所在位置,以加速後續國家檔案開放應用事宜。如限制原因屬個人隱私,範圍描述僅需填列至卷次號,如屬案件層級移轉則可免填;屬業務層面者,請提列至卷次號及目次號,或視需要加註頁碼或文號,例如卷次2目次5。

    (二)「檔案限制應用原因」欄位:非屬政治檔案者,請具體敘明該等檔案內容無法提供應用之原因,例如涉及個人隱私、工商秘密等。政治檔案請依檔案內容勾選限制應用原因,包含涉及個人隱私、嚴重影響國家安全或對外關係、不予公開之私人文書等。

    (三)另,非政治檔案需再填列「檔案開放要件或日期」、「檔案限制應用法令依據」兩項欄位。如限制原因屬一般識別個資,此兩欄可免予填列;如屬業務層面,請具體明確列出檔案開放要件或明列將來可提供開放應用之日期,並請填列法令依據或機關業務層面之法令,以做為後續開放應用之准駁依據。

參、實務常見問題與做法說明

  • Q1:需要限制應用的個人隱私有哪些樣態?

    A:自然人的出生年月日、身分證字號、護照號碼、指紋、病歷、醫療資料等個人資料,須予以限制應用,以維護第三人權益,個人資料的詳細定義,可參見「個人資料保護法」第2條及第6條相關規定。另,檔案內容如包含個人日記、書信及私人照片等私人文書,也須予以限制應用,以保護個人隱私。

  • Q2:何種類型的檔案,比較容易出現識別個資的內容?

    A:人事類檔案容易出現識別個資之資料,例如履歷表、證件等;陳情書、名冊、履歷表、各式申請表單、信封等檔案類型,也常包含戶籍地址、住居所地址、出生年月日、身分證字號、大頭照等識別個資。

  • Q3:涉及業務層面之限制應用事項,「檔案開放要件或日期」欄位,該如何填列?

    A:依檔案法第22條立法精神,屆滿30年之國家檔案應開放應用,如屬業務層面需限制應用事項者,應具體明確列出檔案開放要件或明列將來可提供開放應用之日期,以利後續檔案開放應用。另,屆滿50年之非機密政治檔案,移轉機關不應以嚴重影響國家安全或對外關係為理由限制開放應用。

  • Q4:移轉前尚未完成解降密之檔案,需要填列限制應用說明表嗎?

    A:機密檔案免填限制應用說明表,未來完成解密作業後再另行填列。

  • Q5:有哪些情形可以免填列限制應用說明表?

    A:機密檔案、屆滿70年非機密之政治檔案及無法令規定須限制應用之檔案,皆無須填列限制應用說明表。

肆、結語

以維護效益及符合相關法令為前提,透過機關確實辦理移轉國家檔案限制應用檢視之前置作業,從源頭把關權益之保障,將有助加速後續國家檔案開放應用之准駁,落實檔案開放應用之精神。如想進一步瞭解移轉國家檔案內容檢視、限制應用說明表之做法及範例,歡迎至檔案局全球資訊網「機關服務/文書檔案管理/機關檔案管理制度/鑑定與清理」項下查閱。

 
 
參考資料
  1. 國家發展委員會檔案管理局。《機關檔案管理作業手冊》。新北市:檔案局,民107年。
  2. 國家發展委員會檔案管理局全球資訊網。〈國家檔案移轉配合事項〉,https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=102234&p=1762(民108年11月6日檢索)。

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