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壹、前言

機關檔案屆法定移轉年限並經鑑選移轉為國家檔案後，其開放應用應從歷史價值及資訊價值之角度優先考量，當有別於仍有行政時效之機關檔案開放應用需考量因素，期以更開放之精神提供各界應用。

由於各機關職能不同，為避免部分檔案內容公開影響原檔案產生機關之業務運作，並在兼顧個人隱私、符合檔案法令及其他相關法令規定之前提下，國家檔案移轉至國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔案局)前，各機關應先行檢視檔案內容，有法令規定應限制應用之情形者，需填列「國家檔案限制應用說明表」或「政治檔案限制應用說明表」，以落實檔案開放應用之精神。

貳、作業程序

檔案內容樣態繁多，內容不乏涉及第三人識別個資、病歷、財產等隱私資料或依法應予保護事項，為維護第三人隱私或公共利益，機關移轉國家檔案前，應逐案或逐件檢視檔案內容後，註記檔案開放應用情形，於移轉電子目錄(XML電子檔)「應用限制」欄位註記開放、部分開放或不開放。經移轉機關表示非機密且可全部開放之檔案，檔案局嗣後即提供各界應用。檔案內容如有限制提供者，應填寫國家檔案限制應用說明表，作業重點如下：

圖1 國家檔案限制應用說明表(範例)

圖2 政治檔案限制應用說明表(範例)

1. 填列適用法令：檔案法、政治檔案條例、政府資訊公開法、個人資料保護法、涉及應限制應用之業務法規(如「典試法」)或其他相關法令(如「性侵害犯罪防治法」、「兒童及少年福利與權益保障法」等)。
2. 逐「案」或逐「件」檢視檔案內容：檢視是否有涉及個人隱私及前開法令規定應限制應用之情形，或是檔案內容含有智慧財產權事項。涉及個人隱私部分，最常見的類型有個人之住居所縣市以下地址、身分證字號、出生年月日、個人照片、指紋等；涉及業務層面須限制應用者，例如典試委員姓名資料、仍在銷售之專賣商品配方等；涉及智慧財產權者，則有出版品、私人書信或手稿、個人日記、私人照片等。
3. 移轉電子目錄註記：於移轉電子目錄(XML電子檔)「應用限制」欄位註記開放、部分開放或不開放。涉及智慧財產權者，請於檔案管理系統適當欄位註記其權利種類(如著作權、專利權、商標權、營業秘密等)、標的形式(如出版品、文章、書信、設計圖等)及權利擁有者，以避免檔案開放應用有侵害智慧財產權之虞。
4. 填列「國家檔案限制應用說明表」：經檢視檔案內容後，如涉及個人隱私，或法令規定應限制應用者，請填列檢視結果。非屬政治檔案者，依目錄編製層級填列「國家檔案限制應用說明表」(如圖1)；政治檔案依案件層級填列「政治檔案限制應用說明表」(如圖2)，並依政治檔案條例第8條第2項所列限制應用情形勾選。有關前述兩種說明表之「限制應用範圍描述」、「檔案限制應用原因」為共通欄位，簡述如下：

   (一)「限制應用範圍描述」欄位：其有利快速查找限制應用內容所在位置，以加速後續國家檔案開放應用事宜。如限制原因屬個人隱私，範圍描述僅需填列至卷次號，如屬案件層級移轉則可免填；屬業務層面者，請提列至卷次號及目次號，或視需要加註頁碼或文號，例如卷次2目次5。

   (二)「檔案限制應用原因」欄位：非屬政治檔案者，請具體敘明該等檔案內容無法提供應用之原因，例如涉及個人隱私、工商秘密等。政治檔案請依檔案內容勾選限制應用原因，包含涉及個人隱私、嚴重影響國家安全或對外關係、不予公開之私人文書等。

   (三)另，非政治檔案需再填列「檔案開放要件或日期」、「檔案限制應用法令依據」兩項欄位。如限制原因屬一般識別個資，此兩欄可免予填列；如屬業務層面，請具體明確列出檔案開放要件或明列將來可提供開放應用之日期，並請填列法令依據或機關業務層面之法令，以做為後續開放應用之准駁依據。

參、實務常見問題與做法說明

• Q1：需要限制應用的個人隱私有哪些樣態？

  A：自然人的出生年月日、身分證字號、護照號碼、指紋、病歷、醫療資料等個人資料，須予以限制應用，以維護第三人權益，個人資料的詳細定義，可參見「個人資料保護法」第2條及第6條相關規定。另，檔案內容如包含個人日記、書信及私人照片等私人文書，也須予以限制應用，以保護個人隱私。

• Q2：何種類型的檔案，比較容易出現識別個資的內容？

  A：人事類檔案容易出現識別個資之資料，例如履歷表、證件等；陳情書、名冊、履歷表、各式申請表單、信封等檔案類型，也常包含戶籍地址、住居所地址、出生年月日、身分證字號、大頭照等識別個資。

• Q3：涉及業務層面之限制應用事項，「檔案開放要件或日期」欄位，該如何填列?

  A：依檔案法第22條立法精神，屆滿30年之國家檔案應開放應用，如屬業務層面需限制應用事項者，應具體明確列出檔案開放要件或明列將來可提供開放應用之日期，以利後續檔案開放應用。另，屆滿50年之非機密政治檔案，移轉機關不應以嚴重影響國家安全或對外關係為理由限制開放應用。

• Q4：移轉前尚未完成解降密之檔案，需要填列限制應用說明表嗎？

  A：機密檔案免填限制應用說明表，未來完成解密作業後再另行填列。

• Q5：有哪些情形可以免填列限制應用說明表？

  A：機密檔案、屆滿70年非機密之政治檔案及無法令規定須限制應用之檔案，皆無須填列限制應用說明表。

肆、結語

以維護效益及符合相關法令為前提，透過機關確實辦理移轉國家檔案限制應用檢視之前置作業，從源頭把關權益之保障，將有助加速後續國家檔案開放應用之准駁，落實檔案開放應用之精神。如想進一步瞭解移轉國家檔案內容檢視、限制應用說明表之做法及範例，歡迎至檔案局全球資訊網「機關服務/文書檔案管理/機關檔案管理制度/鑑定與清理」項下查閱。