國家發展委員會檔案管理局

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淺談檔案清查作業

檔管人員進行檔案清查作業情形
檔管人員進行檔案清查作業情形

檔案清查作業是機關檔案管理單位對於管有檔案,定期查檢檔案保存狀況,並就受損檔案採取適當修護方式。其目的除延長檔案保存壽命,同時也便利檔案的檢調與應用。到底檔案清查作業時要注意些什麼呢?讓我們透過本文,瞭解檔案清查的工作程序,以有效提升檔案管理效能。

國家發展委員會檔案管理局秘書室科長 王首人

壹、前言

依機關檔案保管作業要點第16點及機關檔案管理作業手冊第12章入庫管理之規定,各機關應訂定檔案清查計畫就所保管檔案定期進行清查。檔案清查作業是指檔案管理人員依照檔案目錄,逐案或逐件核對管有檔案並檢查其保存狀況之過程。檔案管理人員應就各機關管有之檔案每年至少進行一次檔案清查作業(作業流程如圖1),以利辦理後續銷毀、移轉或為其他必要處理之作業。

圖1 檔案清查作業流程
圖1 檔案清查作業流程

貳、作業程序

訂定檔案清查計畫:在進行清查工作之前,檔案管理人員應預先擬定清查計畫,其內容包括清查作業的進行方式、清查範圍、實施期程、辦理人員配額、清查數量、清查準備、清查步驟、後續處置等,並將清查計畫陳核權責長官。

    • 一、規劃執行方式與進度:機關檔案保管作業要點第16條規定:「各機關應訂檔案清查計畫,就所保管檔案定期進行清查作業,並將清查結果陳報權責長官核閱。」爰此,各機關檔案管理人員得衡酌其單位之檔案銷毀與移轉作業量能、現有檔案保管數量及未來成長數量、檔案存放處所及執行清查工作人力等情況,採分年、分區、分類或分階段逐步執行。
    • 二、準備相關資料及事前作業:在清查之前,應事先備妥各類媒體檔案清查清單,紙質檔案清查清單如圖2所示;檔案管理人員並應先將欲清查範圍之檔案予以順架,如有錯置應即歸位,以提高清查作業效率。
    • 三、後續處置規劃與執行:檔案清查工作完成之後,檔案管理人員應將清查註記結果彙整統計,對於註記待處理之檔案(如待銷毀、破損、遺失等) ,則應儘速查明原因並作適當處置。
圖2 紙質類檔案清查清單
圖2 紙質類檔案清查清單

參、清查步驟與方法

檔案清查步驟不可少,務請結合運用機關電子公文檔案管理系統(以下簡稱文檔系統),除詳實記載清查結果,後續處置亦應完竣,說明如下:

    • 一、備妥檔案清查清單:檔案清查的第一個步驟,必須先備妥檔案清查清單。檔案清查清單可利用文檔系統轉出功能產出所需要的報表。
    • 二、讀架:確認檔案已依檔號順序上架並放置適當位置,如有錯置情形,應即調整至正確架位。
    • 三、執行清查作業:檔案清查清單備妥後,即可開始進行清查作業,確實檢視下列步驟並逐項註記檢視結果:
    • (ㄧ)查檢各著錄項目內容與檔案原件所載內容是否相符。
    • (二)確認各案卷內的案件與清查清單上所載檔案之檔號、案名、案由等資訊一致,且排列順序是否相同;或與該目次表所列資訊及順序相符。
    • (三)查檢檔案是否編列保存年限。
    • (四)檔案有微縮或電子儲存之必要,查檢檔案是否已辦理微縮或電子儲存。
    • (五)查檢檔案有無蟲蛀、霉蝕或破損。
    • (六)查檢檔案是否散落。
    • (七)查檢永久保存檔案是否裝訂。
    • (八)查檢檔案保存狀況,如有需修護,應予註記。

四、清查統計及報告:檔案清查完畢後,檔案管理人員應將清查結果紀錄於清查報告書,包括清查時間、清查範圍、清查數量、清查狀況、清查結果檢討及處置建議等 (如圖3所示) ,並將清查報告書陳報權責長官核閱。

圖3 檔案清查報告書
圖3 檔案清查報告書

五、後續處置及追蹤:依清查報告書之處置建議,辦理後續各事項之處理,並就後續處理之檔案,擬訂處置計畫、執行時程、修護方案、修護進度等據以執行,並進行追蹤管控。具體應辦理事項如下所列:

    • (ㄧ)實體檔案如有錯置,應立即調整至正確位置。
    • (二)編目資訊有誤者,逕至文檔系統進行檔案目錄修正。
    • (三)案件編目之附件資訊及註記,如有缺漏或案由著錄過於繁瑣、簡略情形者,予以重新補編或註記作業。
    • (四)檔案若有破損或散落現象者,依規定進行修護及重新裝訂;檔案若有短少時,先查檢是否提供借調或調用,並於檔案清查清單「處理建議」欄之其他項補註;若查證確定遺失者,應填具「遺失檔案清單」,查明原因後簽請權責長官處理,並依簽准結果,註記於檔管系統中備查等。

至於電子檔案清查作業,則需確認檔案數量、檔案版本與清查歷程紀錄,並抽樣讀取檔案,檢視檔案保存狀況。如採電子簽章者,抽驗其封裝檔之電子簽章、簽體及雜湊值等驗證資訊。在進行電子檔案清查結果後,如發現有毀損、遺失、竄改等異常情形或應移轉(交)、銷毀、轉置及更新作業等需求時,得採取相關處置措施包括:1.系統有備份資料者,優先還原備份資料。2.電子檔案經修復後,其文稿及簽核資訊轉製為紙本或轉為電子影音封裝檔後,陳報權責長官核准後,視同原件。3.無法修復者,陳報權責長官核准後函送檔案中央主管機關備查後銷毀。

肆、結論

各機關每年應辦理至少一次檔案清查作業,除紙質類檔案清查外,也應進行電子檔案清查,檔案管理管人員請遵循上述檔案清查工作重點、清查步驟及方法。總之,檔案清查工作最主要是在瞭解檔案保存狀況之基礎事項,如能做好例行清查作業,後續進行檔案清理將會更為順遂,提醒各機關在辦理檔案銷毀與移轉等清理作業之前,為求審慎周延,必須先做好檔案清查工作。

 
 
參考資料
  1. 國家發展委員會檔案管理局。《機關檔案管理作業手冊》。臺北:國家發展委員會檔案管理局,民107。
  2. 國家發展委員會檔案管理局。《檔案法令彙編》。臺北:國家發展委員會檔案管理局,民104。

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