國家發展委員會檔案管理局

檔案知識+-巧用工具,機關檔案風險管理so easy!

巧用工具,機關檔案風險管理so easy!

機關檔案管理資訊網入口畫面
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鑑於檔案風險管理已是國際趨勢,國家發展委員會檔案管理局(下稱本局)參考先進國家做法,建置「機關檔案風險管理系統」以協助機關有效評估檔案管理風險,找出潛在問題,並施以控管及即時採行因應措施,防止危害發生或減少衝擊。本文針對上開系統進行操作說明,希冀機關巧用工具,讓檔案風險管理變得so easy。

國家發展委員會檔案管理局企劃組助理員 陳芳儀

壹、前言

檔案是政府機關施政歷程的重要紀錄,也是全民記憶之重要資產,惟近年來,部分機關因管理、人為、環境或軟硬體等因素,致檔案受損、遺失或資訊不完整,影響政府施政透明及人民知的權利,因此,針對檔案進行風險管理,也就顯得格外重要。是以,本局近年來積極規劃建立檔案風險管理制度,並於106年12月12日函頒「機關檔案風險管理制度推動實施計畫」及「機關檔案風險管理作業說明」供各機關參考,107年建置完成「機關檔案風險管理系統」(下稱本系統),並訂於109年起,請中央及地方各級機關線上作業,俾有效評估檔案管理風險。

貳、機關檔案風險管理之目的

本局曾於檔案樂活情報第125期檔案知識+〈讓檔案趨吉避凶—談機關檔案風險管理〉介紹如何進行檔案風險管理,期讓各級檔案管理人員具備風險意識,進而落實檔案風險管理。所謂風險管理,係指在風險發生前,先辨識潛在可能面臨之風險,進而選擇適當的處理方式加以控制,並期以最低的「風險成本」來達成保障管理個體之目標。爰此,本局推動機關檔案風險管理制度,有以下幾項目的:

  1. 推動機關檔案風險管理作業標準化,強化各級檔案管理人員風險意識。
  2. 引導機關落實檔案風險管控機制,確保檔案永續典藏及便利開放應用。

參、機關檔案風險管理作業程序及系統操作說明

  1. 機關檔案風險管理作業程序
    • (一)風險評估
      1. 風險辨識:各機關衡酌檔案管理目標及例行工作情形,並回顧檢討輿情反應、民眾陳情、內外在情勢、上級政策方向等,據以檢核前一年度檔案風險處理與監控結果,就「機關檔案風險管理系統」所列「機關檔案風險評量表」預設之12項共通性檔案風險項目,辨識出可能對機關檔案造成危害之風險項目。此外,各機關可就個別情形,增列相關風險項目。
      2. 風險分析:各機關依設定之檔案風險發生機率等級及影響程度等級等2個判斷標準,判定各項檔案風險項目之風險值(即發生機率等級與影響程度等級之乘積)。
      3. 風險評量:各機關完成檔案風險分析後,由系統自動運算各風險項目之風險值,並自動產出風險分析圖,以圖像方式將檔案風險項目區分為極度、高度、中高度、中度、低度等5個風險級別,做為機關後續進行風險處理與監控之基準。
    • (二)風險處理

      各機關依前述風險評量結果,針對重要及高度等級以上之檔案風險項目,研訂相關因應措施並落實執行及自我管控。

    • (三)風險監控

      若機關訂有內部控制制度者,可將前述風險項目列入機關內部控制項目,續依內部控制相關規定(含自行評估、內部稽核等)辦理;若機關未訂定內部控制制度者,則自行賡續控管或檢討改善。

    • (四)風險滾推

      各機關每年循環滾動辦理風險評估,依據風險監控結果,檢討前次實施之因應措施是否有效降低風險項目之風險值,並據以修正或設計新因應措施。

  2. 本系統操作說明
    • (一)評量前置作業
      1. 登入系統:於機關檔案管理資訊網(Online,網址:https://online.archives.gov.tw),點選左方「機關檔案風險管理系統」,展開功能選單,即可開始進行相關作業。各機關進行機關檔案風險評量前,請依系統填報說明流程圖之步驟依序操作,如圖1。
        圖1 機關檔案風險填報流程圖
        圖1 機關檔案風險填報流程圖
      2. 設定機關檔案管理人員名錄:各機關欲填報本系統前,需先至功能選項「機關檔案管理人員名錄」新增負責本系統填報之檔案管理同仁,如圖2。
        圖2 機關檔案風險管理人員名錄設定
        圖2 機關檔案風險管理人員名錄設定
      3. 檢視參考資訊:於機關檔案風險管理填報說明點選相對應方框, 檢視「機關檔案風險發生機率等級敘述參考表」、「機關檔案風險影響程度等級敘述參考表」及「風險分布及風險等級判斷基準」,以作為評定風險值之依據。
    • (二)進行風險評量
      1. 確認風險評量項目
        1. 本局就機關檔案管理各個面向進行分析,考量各機關普遍可能面臨的風險,爰訂定12項「共通風險項目」。各機關經衡酌上開12項共通風險項目是否涵蓋本機關面臨之檔案管理風險後,可決定是否自訂新增個別性之風險項目。
        2. 倘欲新增機關自訂風險項目,請於機關檔案風險管理填報說明點選「機關自訂風險項目判斷標準」方框,進入操作介面。透過「自行增列」按鈕自訂風險項目,並編定適當之風險等級敘述表,列示發生機率與影響程度之等級敘述,以作為評定自行增列項目風險值之依據。需特別注意,必須完整填列所有項目內容資訊,方可完成新增作業。
      2. 填列風險評量表:請各機關依據實際檔案管理情形,查填各風險項目發生機率及影響等級。倘有不適用之情形者,請勾選「不適用」並填列「不適用原因」,於填列完成後,點選「儲存評量表」按鈕送出填列結果(如圖3)。
        圖3 填列風險評量表
        圖3 填列風險評量表
      3. 確認風險現況:機關完成風險評量表填列後,本系統將自動產生九宮格之機關檔案風險分析圖(如圖4),各機關可容忍風險值(即發生機率等級與衝擊影響等級之乘積)界定為2,亦即等於或大於3之中高度風險以上之風險項目,即應研訂處置方案並進行風險處理;至在可容忍範圍者,應持續監控。以圖4為例,風險項目之風險值分別有1、2及4,即風險項目分別分布於九宮格低度、中度及高度風險區域內。
        圖4 機關檔案風險分析圖例示畫面
        圖4 機關檔案風險分析圖例示畫面
      4. 填列風險評估及處理表:機關所填報之12項共通風險項目或自訂風險項目,如其風險值 ≥ 3,即超過所設定之風險值上限,需配合填列「因應措施」。以圖4為例,A1及A10之風險項目其風險值≥ 3,,系統將自動帶出列於「機關檔案風險評估及處理表」,機關即應填列「因應措施」;若有未達警示風險值的風險項目,惟機關認為是重要風險項目時,亦可透過「新增」功能,新增風險項目,並進行因應措施填報。
    • (三)傳送評量結果及後續管理與輔導
      1. 傳送上級機關確認:機關依序完成風險評量並填報「風險評估及處理表」後,需點選「上傳」,俟上級機關(即上一層級以上機關,以下同)確認後,方屬完成填報作業。
      2. 上級機關確認後提送本局
        1. 上級機關欲查詢所屬(轄)機關之填報情形,可至「上級機關確認及退回作業」功能選項,依條件進行查詢,經確認填報無誤後請按「確認」 按鈕,即可提報本局;倘需所屬(轄)機關進行修正,請按「退回」按鈕,俟其完成修正後,再進行確認,即可報送本局。
        2. 為落實分級督導,本系統設計各機關於「風險評估及處理表」填報完成並點選「上傳」後,上一層級以上機關皆有「確認」及「退回」權限,爰主管機關可對所屬(轄)機關填報內容進行檢視後,逕傳送本局或授權所屬機關進行分級檢視確認。例如交通部公路總局第三區養護工程處為中央四級機關,於填報「風險評估及處理表」完成並點選「上傳」後,其上級機關(包含中央二級之主管機關交通部及中央三級之交通部公路總局)皆有確認及退回權限,交通部可決定由本部檢視完竣後傳送本局,或授權交通部公路總局進行分級檢視確認上傳。至授權層級事宜,由各主管機關自行決定(如圖5)。
          圖5 分級督考示意圖
          圖5 分級督考示意圖
      3. 查詢機關風險項目填報情形:上級機關可透過此功能,查詢本機關及所屬機關各年度風險項目填報情形(如圖6)。
        圖6 查詢機關風險項目填報情形
        圖6 查詢機關風險項目填報情形
      4. 未填報機關清單查詢及稽催:上級機關可透過此功能,查詢尚未填報之所屬(轄)機關清單,並利用發送電子郵件方式稽催尚未填報之機關(如圖7)。
        圖7 未填報機關清單及稽催
        圖7 未填報機關清單及稽催

肆、結語

透過各機關完成機關檔案風險管理作業,本局將檢視各機關風險評量填報結果,初步先以具高風險之中央一、二級及地方一級機關納入輔導對象,以協助機關落實檔案風險管控,確保檔案妥善典藏。本文主要目的希冀各機關善用系統工具,機關檔案風險管理就可以變得so easy!此外,為協助各機關瞭解本系統及後續應配合事項,於本局全球資訊網(機關服務/文書檔案管理/機關檔案管理制度/規劃/檔案風險管理)項下置放檔案風險管理相關資訊及參考資料,歡迎檔案管理人員上網參閱及使用,讓本系統成為各機關辦理檔案風險管理作業的最佳工具!

 
 
參考資料
  1. 國家發展委員會檔案管理局。樂活情報125期檔案知識+〈讓檔案趨吉避凶—談機關檔案風險管理〉,https://www.archives.gov.tw/ALohas/ALohasColumn.aspx?c=1553#news1 (民108年9月4日檢索)。
  1. 國家發展委員會檔案管理局。全球資訊網(機關服務/文書檔案管理/機關檔案管理制度/規劃/檔案風險管理),https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=102228&p=3866 (民108年9月4日檢索)。

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