國家發展委員會檔案管理局

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No.118 發刊日:106年4月17日
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檔案知識+-機關內部空間檔案展示經驗分享

機關內部空間檔案展示經驗分享

避免成為電子郵件攻擊的受害者

想要讓民眾更加瞭解機關業務嗎?想要訪賓進入機關後就印象深刻嗎?還在煩惱如何增進機關與訪賓及民眾的互動嗎?您可以試試運用現有空間及資源,將機關業務重點及特色,藉由檔案展示的布置及呈現,與機關內部同仁或外部訪賓進行一場知性與美學的對話並傳遞訊息,或許有意想不到的成效喔!以下謹就檔案局內部空間檔案展示之經驗及成果分享給大家。

國家發展委員會檔案管理局秘書室專員 黃新婷

壹、 前置準備工作

一、展示內容設計構想

每個機關業務不盡相同,如何將機關內核心職能與最具特色之主題挑選出來,是辦理展示時面臨的第1關課題,除了從主管業務發想外,也可從機關發展重要歷程、和員工與民眾記憶連結、機關規劃推廣事項等面向著手,擇定展示主題之後,應先初步瞭解及規劃展出內容,並研擬展示計畫,據以執行。

二、場地擇選

囿於機關辦公場所限制,大部分沒有獨立之展示廳,建議先行盤點內部可供使用空間後,選擇較佳之地點。一般而言,會議室、貴賓室等地點,由於較常開會、接待外賓及舉辦課程之故,能見度高,可優先列入考慮。另展示主題內容若較為輕鬆或與民眾相關之主題,則可放置於交誼廳、會客室,或者利用走廊、電梯梯廳亦是不錯的選擇!

三、期程規劃

檔案局之內部展示作業,係於104年提出規劃構想,並於簽奉核定後,續於該年底至105年12月期間,以委外方式辦理,分階段進行展示布置作業。期程規劃部分,為利機關資源能妥善利用,建議需衡量承辦人力及委外廠商之執行能力,排定適當之履約期限,以如期如質完成。

貳、 本次展示分享

以下謹就執行成果與貼心叮嚀,臚列如下:

一、執行成果展現

檔案局為檔案中央主管機關,管有多元豐富之國家檔案,為讓同仁及訪賓更加瞭解檔案局職掌與特色,本次規劃4主題展示區,係從國家檔案菁華、歷次檔案展覽、文檔資訊服務系統及創意加值等概念予以延伸發想,以下就來看看各區之介紹吧!

(一)「國家檔案瑰寶區」:本區係運用檔案局管有之國家檔案,擇選國家檔案中具典藏特色之6則檔案及不同取得方式之檔案,包括檔案年代最早之古地契、經文化部指定為重要古物之鐵道部地圖檔案、第一件機關移轉檔案、第一件個人捐贈之檔案、臺灣行政長官署部字第一號命令檔案、臺灣邁向民主化歷程重要檔案等;讓同仁及外賓瞭解檔案局典藏豐富多元之國家檔案,進而提升檔案應用成效。(檔案局9樓會議室)

圖1 國家檔案瑰寶區(1)
圖1 國家檔案瑰寶區(1)
圖2 國家檔案瑰寶區(2)
圖2 國家檔案瑰寶區(2)

(二)「檔案展覽海報區」:內容以歷次檔案展主視覺設計之海報為主,運用圖框及吊掛方式陳列,共計展出14幅海報,展現歷年來精彩之檔案展覽成果。(檔案局9樓檔案鑑定室)

圖3 檔案展覽海報區(1)
圖3 檔案展覽海報區(1)
圖4 檔案展覽海報區(2)
圖4 檔案展覽海報區(2)

(三)「文檔服務平臺區」:以檔案局七大服務平臺,包括國家檔案資訊網(A+)、檔案時光盒(ATC)、檔案支援教學網(ART)、檔案資源整合查詢平台(ACROSS)、檔案樂活情報(ALOHAS)、機關檔案目錄查詢網(NEAR)、公文電子交換系統等,透過海報,以圖、文併列方式簡要介紹各系統,並另以七大服務平臺之名稱及LOGO整體設計牆面,期能讓同仁及訪賓瞭解各系統之設置目的及功能,增進推廣使用效果。(檔案局9樓檔案委員室)

圖5 文檔服務平臺區(1)
圖5 文檔服務平臺區(1)
圖6 文檔服務平臺區(2)
圖6 文檔服務平臺區(2)

 

(四)「檔案記憶及創意區」:內容以檔案局設計具檔案意象的圖像、歷年重要剪影照片及創意加值商品等為主,將檔案局籌備處時期、重要歷程、局慶及戶外交流參訪等活動及同仁互動之照片,分主題設計布置牆面,另外將檔案局設計之創意加值商品放置展示櫃內供觀賞,期激發記憶共鳴,開啟源源創意。(檔案局9樓交誼區)

圖7 檔案記憶及創意區(1)
圖7 檔案記憶及創意區(1)
圖8 檔案記憶及創意區(2)
圖8 檔案記憶及創意區(2)
圖9 檔案記憶及創意區(3)
圖9 檔案記憶及創意區(3)

二、貼心小叮嚀

展示內容若涉及機關內其他業務單位權責,應於規劃過程中請業務單位配合並提供協助,以利執行,而委外廠商設計初稿完成後,亦應請業務單位再行確認內容正確性,以避免發生錯誤。另針對展示的方式與風格,也需融合機關組織文化特性,與委外廠商多加溝通,才能達到預期的成效。

參、結語

在辦理本次展示之過程中,深刻體會檔案管理的重要性,許多年代久遠的檔案,因經由完善的制度管理,得以完整保存下來,並發揮檔案的價值所在。展示的目的,亦是透過這些檔案,將機關精彩的發展歷程及成效展現出來,作為歷史的見證。為使更多人瞭解檔案局業務,並促進互動交流,竭誠邀請大家親自走訪,體驗我們精心展示的魅力吧!

 
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