檔案目錄彙送管考系統正式上路囉！
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為確保機關確實辦理檔案目錄更新，以維持目錄之正確性，105年本局於機關檔案管理資訊網新增「檔案目錄彙送管考系統」功能，協助各機關自行掌握檔案目錄彙送辦理情形，以維護民眾查詢及申請應用檔案之權益。該管考系統功能，與各機關應配合辦理事項，且看本文說分曉。
國家發展委員會檔案管理局應用服務組科員 李惠美
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檔案具有行政稽憑、法律信證及史料佐證等價值，是保存歷史真實紀錄的第一手資料，也是解讀政策之社會公器。檔案目錄乃依據檔案之內容、主題、產生機關、外觀型式等特性進行描述所編製而成，是檢索檔案資訊之重要工具，也是檔案管理作業之基礎。根據檔案法相關規定，除機密檔案外，中央及地方各級機關每半年應將檔案目錄匯入「機關檔案管理資訊網」(網址：https://online.archives.gov.tw，簡稱online)，並由本局彙整公布於「機關檔案目錄查詢網」(網址：https://near.archives.gov.tw，簡稱NEAR)，提供外界查詢與使用。
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檔案目錄彙送公布之目的，即是促進檔案開放應用，滿足民眾知的權益!
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民眾可透過NEAR查詢相關檔案目錄，並產出檔案應用申請書，逕向受理機關申請應用檔案。以下藉由案例說明「檔案目錄彙送管考系統」功能之重點，及各機關應配合辦理之事項。
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案例一：
小華於NEAR查得甲機關管有之2筆檔案目錄，並向甲機關提出檔案應用申請，甲機關受理申請後，函復小華其所申請之檔案已屆保存年限而銷毀，然而，小華不懂既然檔案已銷毀，為何仍呈現於NEAR？因而質疑甲機關刻意隱瞞及不當銷毀，遂向上級乙機關陳情。乙機關受理陳情案後開始查核所屬甲機關之檔案管理作業情形，發現甲機關之檔案管理人員小美於辦理檔案銷毀作業時，遺漏了辦理銷毀檔案目錄彙送更新作業，導致已奉核定銷毀之檔案目錄仍呈現於NEAR。
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「檔案目錄彙送管考系統」(以下簡稱管考系統)功能的建置，即為協助機關檔案管理人員掌握目錄彙送辦理之情形，以上開案例說明其做法：
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| 一、 |
增加通知提醒機制
小美辦理銷毀作業，將銷毀目錄送交本局審核，經同意銷毀後，本局即將該批銷毀目錄核復之日期及文號等資訊匯入管考系統，系統自動於目錄彙送期程前一個月的25日寄送彙送通知信，提醒小美應儘速辦理銷毀檔案目錄彙送，併同於管考系統進行填報作業，若逾目錄彙送期程未辦理完成，系統則於目錄彙送期程下個月1日寄送稽催信給甲機關的小美及其上級機關乙。管考系統之通知提醒機制，可讓檔案管理人員執行繁複的銷毀作業時，不致於遺漏最重要之目錄刪除作業。
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為確保檔案目錄之正確性，辦理目錄更新作業(移交、移轉、銷毀、刪除及修改)，請即時彙送，不受目錄彙送期程所限喔！
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| 二、 |
完成移轉/銷毀彙送填報作業
小美完成銷毀註記後，應將銷毀檔案目錄轉出，並即時於online進行線上檢測，檢測無誤後即可進行「銷毀檔案目錄」彙送作業。俟系統確認匯入成功後，應進入管考系統填報銷毀資料，完成填報作業後，系統即解除列管。
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| 三、 |
確認銷毀目錄是否下架
小美應至NEAR查詢該批銷毀檔案目錄是否已下架，若該目錄仍呈現於NEAR，小美則需檢視銷毀檔案之檔號是否有誤。檔號不符時（如修正過檔號），系統對應不到，即無法進行目錄刪除作業，那麼獲同意銷毀之檔案目錄仍會繼續呈現於NEAR，進而影響檔案目錄之正確性，以及民眾查詢及應用檔案的權益。
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身為檔案管理人員的您，想瞭解您所彙送的檔案目錄資料是哪些嗎？建議您可至NEAR檢視，並可確認機關業已銷毀、移交、移轉等檔案目錄是否仍呈現於NEAR。
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案例二：
小明是某市政府(目錄送交機關)的檔案管理人員，於9月25日收到online目錄彙送通知信，提醒小明下個月要進行每半年之例行性檔案目錄彙送作業，因此，小明函知所屬，並規範其須於10月28日前完成彙送作業。當小明於10月29日彙整所屬辦理情形後，擬函報本局，然經檢視「檔案目錄彙送說明表」，卻發現「應彙送機關數量」與「本次彙送機數量」不符之情事，當他點選「本次未彙送機關數量」時，卻發現有甲、乙、丙、丁等4個所屬機關未完成是項作業，小明不知如何處理，遂電洽本局請求協助。
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經本局建議相關做法後，小明於online查得相關結果如下：
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| 一、 |
查詢條件值範圍不相符
小明於「查詢彙送結果」功能項之「上傳日期」欄位輸入105/10/01-105/10/31，發現甲機關於10月30日才完成彙送，而小明列印檔案目錄彙送說明表時，其查詢條件之上傳日期為105/10/01-105/10/29，爰此，甲機關確認已完成檔案目錄彙送作業。
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| 二、 |
所屬機關檔案目錄選擇「隱藏」
小明輸入乙、丙機關名稱進行查詢，發現其檔案目錄均選擇「隱藏」，以致於小明列印檔案目錄彙送說明表時，該2機關所彙送之資訊未能呈現。
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| 三、 |
機關改制未申請「機關名稱及機關代碼異動單」
小明重新透過管考系統之「查詢機關辦理情形」，產生「例行性目錄彙送之未完成清單」，報表顯示只有丁機關未完成例行性檔案目錄彙送作業，小明電洽丁機關檔案管理人員，始發現丁機關於7月1日組織改組，由原先的「工程處」改制為「工程局」，卻未依規定函送本局申請機關名稱及機關代碼異動。
機關名稱代碼異動申請 |
小明綜整上述查核結果，請所屬甲機關務必於其所規範之期限內完成彙送作業，請乙、丙機關將匯入之檔案目錄選擇「顯示」，並請丁機關依程序申請機關名稱及機關代碼異動作業。完成上開作業後，小明重新列印檔案目錄彙送說明表，並函送本局。
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目錄送交機關之檔案管理人員(例：小明)，每半年進行函送作業，於列印「檔案目錄彙送說明表」時應檢視「應彙送機關數量」與「本次彙送機關數量」是否相符，不符時請參考本例相關做法，確認所屬機關均已完成目錄彙送作業再函知本局，若有本例丁機關之情形或其他未能完成之原因，可於公文上敘明，以利本局錄案備查。
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案例三：
小玉是A中央部會機關(目錄送交機關)的檔案管理人員，於8月1日收到online目錄彙送稽催信，通知小玉其所屬甲、乙機關未於規定時程內填復銷毀目錄彙送管考資訊，以及丙機關未完成例行性檔案目錄彙送，小玉應如何辦理後續作業呢？
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稽催信(範例)
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小玉登入online，檢視相關結果如下：
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| 一、 |
首頁提醒機制
登入系統，首頁即顯示「檔案移轉銷毀目錄管考未完成填報清單」，提醒小玉進入管考系統確認相關辦理情形。
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| 二、 |
進入管考系統查詢機關辦理情形
點選「查詢機關辦理情形」，輸入相關查詢條件後，系統產出「尚未完成目錄彙送之機關清單」，小玉即可依該清單函催所屬甲、乙機關，請其儘速完成銷毀檔案目錄彙送作業，並於管考系統填報銷毀資料，請丙機關完成例行性檔案目錄彙送作業。上開甲、乙、丙機關若遲未完成是項作業，系統則不會解除列管，小玉可將其列入對所屬機關檔案管理作業之考評項目，以協助機關踐行相關規定，本局亦將定期依各機關填報情形，產出清單函催未辦理完成之機關。
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本局於online新增「目錄彙送管考系統」功能之目的，是為瞭解機關檔案管理業務的繁瑣及檔案管理人力不足，並體恤檔案管理人員之辛勞，希冀系統能發揮更多提醒通知及稽催的機制，以協助檔案管理人員於規範的期程內，完成檔案目錄彙送及更新作業，避免如本文案例一的小美，因銷毀作業冗長且執行程序細瑣，遺漏最重要的銷毀檔案目錄彙送更新作業，以致於影響民眾查詢及應用檔案權益，甚至造成民眾對政府開放檔案應用之立意產生疑慮或誤解。
為協助機關瞭解管考系統及各機關應配合事項，本局已於online最新公告，放置該系統的操作影片與手冊，歡迎檔案管理人員上網參閱及使用，讓管考系統成為各機關辦理目錄彙送作業的好幫手！