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檔案是政府施政的歷史紀錄，不僅是國家重要的資產，更是全民共同記憶的見證。越是文明先進的國家，對檔案的保存與管理越加重視，民國(以下同)88年12月15日「檔案法」公布，奠定了我國檔案管理制度的新紀元，國家發展委員會檔案管理局（以下稱本局）自89年迄今，陸續審選徵集具有永久保存價值之國家檔案，秉持專業的管理妥善典藏，期能為國家發展做歷史見證，也同時滿足民眾求知的權利。

一、 庫房空間介紹

為妥善保存入庫後的國家檔案，本局於行政院新莊聯合辦公大樓設置首座永久性國家檔案庫房(以下簡稱本庫房)，考量多元典藏及保存作業需要，設置檔案暫存室及管制前室、紙質類檔案庫房、攝影類檔案庫房、錄影音帶類/電子媒體類檔案庫房等，典藏容量總計約30公里。

本庫房建材具備防火、堅固、安全及穩定之特性，並依檔案尺寸及型式，設置烤漆鋼構密集式檔案架，並配合軌道設置防傾倒卡榫。此外，本庫房還配備節能空調環境控制設備，提供穩定且適合檔案保存之溫溼度與潔淨度，同時設置火災探測與警報設備、自動撒水滅火設備及排煙設施，將火災發生之機會與損害降至最低。 

各機關屆滿移轉年限之永久保存檔案，經審選具國家檔案價值  者，始列為國家檔案，移轉本局永久典藏。辦理移轉點交時，移轉機關會派員將移轉檔案、檔案移轉目錄及交接紀錄送達本局，經雙方交接人員依檔案目錄清點核對無誤後，檔案目錄及交接紀錄則由機關及本局各永久保存1份，作為檔案移轉憑據，繼而本局同仁會將檔號註記於檔案封面，同時檢視檔案保存狀況，若檔案狀況不佳，則登錄受損等級以利進行後續修護處理。

完成檢疫作業的檔案依媒體型式置入所屬庫房，接著按檔案移轉機關、檔號，依序進行上架作業。紙質類檔案以直立存放為原則，如有珍貴或不便直立之檔案(如：地圖、工程圖)，得予平放；攝影類檔案以平放為原則，平放時則應注意避免水平重疊置放造成擠壓或磨損；錄影(音)帶類檔案則應直立放置；電子媒體類檔案以直立存放為宜，但若有單獨的保護盒，亦可以平放保存。

檔案保存容具的選擇與檔案的媒體型式及規格大小有關，紙質類檔案採用去酸紙質檔案卷夾、卷盒，攝影類、錄影(音)帶類、電子媒體類檔案則採用聚酯類材質之檔案容具存放，並於容具外標示移轉機關、案名、檔號等相關資訊，以利後續調案。

國家檔案上架存放後，即可開放借調使用，為妥善管控檔案借調狀況，申請借調檔案時，需由調案人填具調案單，載明調案人姓名及單位、檔號、案名或案由、申請調案日期、借調原因等資訊，陳送調案單位主管核准後，逕送檔案管理單位辦理檢調作業。檔案管理人員收到依核准之調案單後，妥速調閱檔案，並註記借調紀錄，繼而將檔案交予調案人逐卷清點簽收。

檔案在保管或檢調過程中，為避免發生擺放位置錯誤、檔案遭受蟲菌侵蝕等狀況，本局訂定檔案清查計畫，針對各類媒體檔案依序進行清查作業。檔案清查以卷為單位進行，針對檔案之完整性、保存狀況、解密情形等進行檢視並依檔案狀況進行後續處置。檔案清查完成後，撰寫清查報告書，陳報權責長官核閱。

國家檔案庫房採單一出入口門禁管制，及雙重門鎖管理，並對進出人員進行管制登記，此外，全天候進行設置門禁管制、錄影監視，維護檔案庫房之安全，檔案管理人員每日查檢庫房環境，包括檢視溫溼度等相關設施，並訂定國家檔案庫房設施緊急應變措施及防護計畫，定期演練。

國家檔案透過修護及數位化轉製，以兼顧檔案保存及應用需求。在保存修護方面，紙質類檔案依檔案價值、數位化標的、使用頻率、劣化程度等因素排定優先順序，分年規劃辦理修護作業，對於民眾檔案應用申請之需求，則以急件方式優先處理。非紙質檔案逐件檢視、登錄及基本清潔後，視檔案狀況，採取適當之修護或轉製方式處理。本局另設置檔案保存技術實驗室，精進多媒體及電子媒體檔案保存技術研發，並辦理影音檔案數位轉製及修復作業。