國家檔案徵集面面觀
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國家檔案記載著國家發展的軌跡,是國家重要的智慧及文化資產。那麼,您知道機關施政的紀錄是如何被徵集成為國家檔案嗎?本文將介紹國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱本局)徵集國家檔案的途徑及其做法,讓我們一同努力提高國家檔案質與量。
國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組科員 葉志清
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壹、 前言
依檔案法第11條規定,永久保存之機關檔案,應移轉檔案中央主管機關管理;同法第2條第3款,移轉至檔案中央主管機關管理之檔案,即屬國家檔案;另依同法第14條規定,私人或團體所有之文件或資料,具有永久保存價值者,檔案中央主管機關得接受捐贈、受託保管或收購之。因此,國家檔案徵集來源涵蓋政府機關及私人或團體(如表1)。
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表1 國家檔案徵集來源
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政府機關檔案 |
私人或團體珍貴文書 |
途徑 |
徵集移轉 |
1. 捐贈
2. 受託保管
3. 收購 |
適用規定 |
1. 檔案法
2. 國家檔案移轉辦法 |
1. 檔案法
2. 私人或團體捐贈珍貴文書獎勵辦法
3. 國家發展委員會檔案管理局受託保管及收購私人或團體珍貴文書要點 |
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貳、國家檔案徵集架構
機關檔案檢調作業要點:
第二點: |
借調檔案以與承辦業務有關者為限。
因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務主管同意,或簽請本機關權責長官核准。
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第十二點: |
借調或調用檔案應於調案期限內歸還。屆期如需繼續使用,應提出展期申請,並經單位主管或本機關權責長官核准,知會檔案管理單位後,始得為之。
前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調。
第一項調案期限及第二項展期申請單格式,由各機關自行訂定。
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第十三點: |
對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催;經洽催三次仍不歸還時,應簽請機關權責長官處理。
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第十七點: |
電子影像檔案或電子公文檔案之調閱,得採線上方式處理。
前項線上調閱方式,應設定使用權限,並保留調閱紀錄。
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國家檔案徵集工作,需衡酌檔案風險管理、使用需求、館藏多元性、均衡性及典藏特色等因素。本局依政府重要施政內涵及政務權責,提列府院事務等7項徵集方向,復依7項徵集方向及政府組織與業務分工架構,區分府院政策等23類別(如圖1)。另,依政府組織型態及核心職能,明定各徵集類別檔案來源機關,分階段訂定國家檔案徵集計畫,以系統性完整地建構國家檔案內涵。以下,將針對國家檔案徵集途徑的4個面度(如圖2)來說明相關做法。
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圖1 國家檔案徵集架構
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圖2 國家檔案徵集途徑
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機關檔案檢調作業要點:
第三點: |
檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,借調時,非有必要,應避免使用檔案原件。
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第七點: |
機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核准後辦理。
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第十一點: |
借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、污損、添註,塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。
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行政程序法:
第十九點: |
行政機關為發揮共同一體之行政機能,應於其權限範圍內互相協助。(行政一體、行政協助)
(該條第二項規範得提供行政協助之事由;第四項規範被請求機關應拒絕提供協助之情形。)
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點擊隱藏內容
機關檔案檢調作業要點:
第八點: |
有權調閱之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調用期間,請求該管機關提供。但其他法令另有規定者,不在此限。
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第十點: |
借調或調用之檔案如已調出使用,檔案管理人員應告知調案單位;必要時,並得通知前調案人儘速歸還。
調出之檔案如有公務急用時,得隨時催還。
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第十三點: |
對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催;經洽催三次仍不歸還時,應簽請機關權責長官處理。
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機關檔案檢調作業要點:
第十一點: |
借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、污損、添註,塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。
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第十四點: |
檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後,於調案單及調案紀錄上註記歸還日期,始將調案單退還調案人;如有第十一點所定情事時,應於調案紀錄上載明事由,並簽報機關權責長官議處,其調案單不予退還。
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第十六點: |
機關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其借檔案情形。
調、離職人員如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。
前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,應依相關規定列為職務移交事項。
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一、 政府機關檔案:途徑Ⅰ
政府機關檔案是目前國家檔案徵集的主要來源,其做法包含:本局訂定國家檔案徵集計畫,採計畫性徵集;機關就已屆移轉年限之永久保存檔案,經鑑定及本局審核後列入移轉;最後是以其他方式經本局審核列入移轉者(如:機關報送檔案銷毀目錄,經本局審核後改列為國家檔案者,或依各類機關共通性檔案保存年限基準表與機關檔案保存年限區分表之清理處置屬「列為國家檔案」者)等3種做法(作業流程如圖3)。
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圖3 檔案移轉作業流程
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二、 私人或團體珍貴文書:途徑Ⅱ~IV
除政府機關檔案外,本局也針對私人或團體所有之珍貴文書,包括個人、民間團體或國外典藏機構(指國外檔案館典藏有關我國重要檔案或資料)等,藉由捐贈等方式,將其徵集為國家檔案(數量約2,900多案),以發揮公私部門檔案互補效益。茲就現有法令規定之做法(徵集私人文書作業流程如圖4),說明如下:
(一) |
捐贈
私人或團體捐贈珍貴文書以原件為原則,可透過書面或口頭向本局表示;僑民若想捐贈珍貴文書,可經由我國駐外使領館、代表處、辦事處或其他外交部授權機構或僑務委員會認可之僑團轉送本局辦理。本局續依規定辦理檔案保存價值鑑定,審查確認該文書具有永久保存價值後,就會接受捐贈。
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圖4 徵集私人或團體珍貴文書作業流程
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為感謝珍貴文書捐贈者,本局除發給捐贈證明書,載明捐贈之內容與數量。亦頒給獎狀、獎牌或獎座等,採減免閱覽、抄錄、複製檔案之費用等獎勵方式(必要時得併用之),以獎勵捐贈者。
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(二) |
受託保管
私人或團體委託本局保管珍貴文書之作業程序大抵與捐贈相同,不同的是珍貴文書之託管,應訂定書面契約;託管期間以5年以上為原則。託管關係存續中,委託者有使用其託管珍貴文書之必要時,經本局同意後,得暫時取回;其取回使用之期間,不得超過六個月。託管之珍貴文書,除契約另有訂定外,不得限制開放應用。
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(三) |
收購
本局收購私人或團體珍貴文書之作業程序與捐贈、受託保管相似,惟須經檔案保存價值鑑定機制及審查確認價值後,再依訪價結果洽定收購價格;價格如果不易確定,則邀請學者專家召開鑑價會議估定。辦理收購時,將訂定書面契約。
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參、結語
藉由以上說明,相信大家對國家檔案徵集的途徑及其相關做法,已有概要的瞭解,也歡迎持有珍貴文書的先進、朋友們和我們聯絡,豐富國家檔案典藏質量。
參考資料:
國家檔案徵集計畫(105至108年)(民105年4月21日讀取)。
檔案管理局,《機關檔案管理作業手冊》(臺北:檔案管理局,民99)。
國家發展委員會檔案管理局,《檔案法令彙編》(臺北:國家發展委員會檔案管理局,民104)。