國家發展委員會檔案管理局

打撈沉船:光復初期臺灣的軍事接收要務
No.106 發刊日:105年4月18日 檔案樂活情報 FB twitter plurk Google Bookmarks 打撈沉船:光復初期臺灣的軍事接收要務
檔案知識+-申請應用國家檔案 So Easy

申請應用國家檔案 So Easy

國家檔案閱覽中心一隅
國家檔案閱覽中心一隅

您知道機關檔案與國家檔案的不同嗎?想知道如何申請應用國家檔案嗎?檔案應用與圖書借閱有什麼差異呢?本文告訴您,只要簡單四步驟,國家檔案就輕鬆到手囉!豐富的國家檔案等您來挖寶!

國家發展委員會檔案管理局應用服務組組長 周曉雯

國家檔案、機關檔案說分明

檔案區分為機關檔案與國家檔案兩種,機關檔案是由各政府機關自行管理的檔案,而國家檔案是指具永久保存價值,且移歸國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔案局)永續典藏的檔案,可見證政府施政歷程及社會文化變遷,其最主要的來源是從機關檔案審選移轉而來,此外,民間私人或團體所有珍貴文書也呈現社會演進的另一種視角,可發揮與政府檔案相輔相成之效,因此檔案局亦接受捐贈、受託保管或收購私人或團體所有珍貴文書,以完整保存國家記憶,進而創造國家智慧資產。

檔案局依機關層級與業務關聯性,擬定國家檔案徵集策略,以府院事務、國家安全、公共資源管理、財經事務、教育文化、社會發展及地方事務等7大方向,作為國家檔案徵集指引,分階段徵集見證國家發展重要政策與制度、人民生活、歷史文化及社會環境發展歷程之檔案,目前典藏量逾17公里長,將近34座101大樓的高度,除紙質類外,亦有攝影類、錄影音帶類及電子媒體類等多元類型。

圖1 國家檔案舉隅
圖1 國家檔案舉隅

國家檔案全民共享

檔案局徵集國家檔案除妥善典藏以保存國家記憶之外,最重要的是提供各界使用,因此徵集入局的國家檔案經整理後,目錄即公布於「國家檔案資訊網」(簡稱A+,網址: https://aa.archives.gov.tw),提供各界檢索應用,目前已公布269萬餘筆檔案目錄。

那麼誰有資格申請應用國家檔案呢?只要您是中華民國的國民(含具有中華民國國籍並在中華民國設籍之國民與其所設立之本國法人、團體,以及持有中華民國護照僑居國外之國民),都可以申請應用國家檔案;而外國人則是採互惠原則,以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限。

簡單四步驟應用So Easy

圖2 國家檔案應用流程示意圖
圖2 國家檔案應用流程示意圖

【Setp 1】查詢國家檔案資訊網

A+是查找國家檔案最佳利器,只要輸入關鍵字即可進行簡易搜尋,若符合的檔案目錄數量眾多,進階搜尋可幫助您縮小或過濾檔案範圍,更精準地找出所需資訊。

【Setp 2】填寫申請書送交檔案局

在申請書(A+檔案局全球資訊網可下載或向檔案局國家檔案閱覽中心索取)上填寫基本資料後,填寫或附上所需檔案清單,親自簽名後,親送、郵寄、傳真、掃描後以電子郵件傳送或使用自然人憑證線上申請,檔案局受理後就會儘速處理。我國國民申請應用國家檔案時,原則不需檢附身分證明文件。若您申請應用檔案數量較多(超過500頁),建議您在申請書所列清單上標示處理順序,檔案局將依您標示之順序分批處理,優先提供您較急需之資料。

圖3 國家檔案資訊網A+首頁
自然人憑證

「A+會員+自然人憑證」 讓您更便捷

  • ‧A+會員可於查詢所得檔案目錄中勾選後直接套印申請書。
  • ‧若您也有自然人憑證,則可直接從線上送出申請書,且於檔案局受理申請准駁後,可以選擇在
       線上瀏覽已數位化之檔案影像後,再擇選需要者付費複製。
需檢附證明文件的情形(點選後展開)

【Setp 3】接獲申請結果通知

申請案原則上於受理之日起15日內,檔案局會以書面通訊、電話或電子郵件等方式通知准駁結果,必要時得延長15日,但如屬曾經他人申請且完成准駁處理之檔案,即可於現場儘速調卷提供或逕通知應用。為維護各申請人應用檔案權益,公平使用服務資源,申請人應於檔案局准駁通知送達翌日起15日內,依聯絡方式洽承辦同仁聯繫檔案閱覽或取件事宜;逾期未聯繫者,檔案局將再次通知,逾再次通知送達翌日起15日仍未聯繫者,將暫停同一申請案待續理部分之准駁處理。

應用檔案與使用圖書大不同

‧ 圖書除創作外,多為經過整理撰寫的二手資料,出版主要目的即是向公眾散布,作者本應留意相關法令之規範,對其出版之作品負全責。
‧ 檔案是一手資料,真實原貌呈現紀錄資料的原始樣態。國家檔案內容時有包含涉及其他個人隱私資料或依法應予保護事項,為維護其他第三人正當權益及公共利益,檔案內容於提供應用前,檔案局需加以檢視,以「儘量開放,最小限制」為原則,依法採「分離原則」,將該部分內容局部遮掩或抽離,將仍可提供應用的部分儘量提供,以衡平維護民眾知的權利與個人隱私。
取件提醒事項(點選後展開)

【Setp 4】應用檔案

如果您是A+會員,且以自然人憑證申請應用者,已經數位化之檔案,可登入A+於線上瀏覽檔案影像;也可依約定取件時間,攜帶身分證明文件,親臨國家檔案閱覽中心閱覽、抄錄或複製檔案;或者選擇付費郵寄複製品的服務,檔案局原則於收到相關費用5日內提供。

如何計費?怎麼付費?

‧ 閱覽、抄錄國家檔案免收費用;複製檔案依「檔案閱覽抄錄複製收費標準」規定辦理。
‧ 提供繳交現金、郵政匯票、現金袋、國庫匯款、郵局臨櫃、劃撥、ATM、WebATM、e動郵局及全家便利商店等多種繳費方式,詳見國家檔案複製費用繳費方式說明

國家檔案等你來挖寶

國家的記憶,記載在案頁卷冊間,當你翻閱國家檔案,過往紀錄、影像歷歷在目、一一展現,國家檔案是全民的智慧資產,我們設有優質的應用環境設施,歡迎您隨時來挖寶!

圖5 國家檔案閱覽中心
圖5 國家檔案閱覽中心

國家檔案閱覽中心竭誠為您服務

‧ 開放時間:週一至週五9:00~17:00,國定例假日不開放;如有其他特殊原因停止開放時,另行公告週知
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