國家發展委員會檔案管理局

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No.104 發刊日:105年2月16日 檔案樂活情報 FB twitter plurk Google Bookmarks 大家來運動:回味臺灣省運動會
檔案知識+-「計畫」,讓檔案管理更亮眼

「計畫」,讓檔案管理更亮眼

「計畫」,眾所皆知是執行業務的動力與方向盤,透過「計畫」,可以幫助我們釐清問題、尋找解決方案,並且爭取所需要的資源與協助,按部就班完成工作,達到我們所期望的工作目標。機關檔案管理工作事項繁多,從點收、立案、編目、整理、銷毀、清理,一直到檢調與加值應用,如何著手才能健全檔案管理作業呢?計畫,就是最佳的幫手。

國家發展委員會檔案管理局企劃組科長 石淑惠

壹、Why-為什麼要做計畫?

凡事豫則立,檔案管理工作也是同樣的道理,同仁平時多忙於例行的工作,很少有機會靜下來想一想,機關的檔案管理事項要怎樣做才能更系統化或科學化?或者未來要如何改進與發展?如果沒有規劃與方向,恐怕很容易就陷入忙、盲、茫的工作泥沼中。為了避免這樣的窘境,編訂檔案管理計畫是不二法門,為什麼呢?理由有三:

一、 法令規定:檔案法第4條明定,各機關管理檔案,應設置或指定專責單位或人員,並編列年度計畫及預算。其立法目的,就是希望各機關能重視檔案管理工作,並建立健全的檔案管理制度,因此,規定各機關應該投入相關預算,透過編訂計畫,落實檔案管理工作,進而提升檔案管理的品質。所以,編訂計畫是有依據的哦!
二、 爭取支持與資源:希望透過「計畫」,讓長官重視機關檔案管理業務。長官平日可能沒有機會深入瞭解檔案管理工作狀況與所面臨的困難,因此,透過編訂計畫陳核,藉以爭取長官的支持與相關工作資源的投入。所以,計畫是爭取資源的有效途徑。
三、 達成工作目標:運用「計畫作業」的觀念與技巧,設定工作目標與執行步驟,如期如質達成預定的工作目標。所以,計畫是達成目標的工具。

此外,透過「計畫」的落實執行,不僅讓機關的檔案管理工作能順利達成基本作業需求,還能進而精益求精喔。

貳、What-計畫結構與內容

接下來介紹計畫的結構與內容,政府各項政策的推動,上至策略規劃,下至實際執行作業,各有不同層次的思維與重點。因此,「計畫」可依據想要解決的問題狀況,區分為「策略性計畫」與「執行性計畫」兩類,概要說明如下。

一、 策略性計畫:也稱為「策略性(方案)規劃」,這類計畫層次與位階較高,具有「導引性」與「指導性」功能,用以達成策略性目標,例如,用以提升國家競爭力的「國建六年計畫」;或是,當機關想要尋找適當檔案庫房空間時,所擬定的「檔案庫房選址(建置)計畫」。
二、 執行性計畫:這類計畫是因應被交付之工作內容,其目標很明確,為達成目標,而擬定的工作方法與執行步驟。內容是以行動為導向,例如,為執行檔案展覽開幕工作,所擬定的「○○檔案展開幕典禮工作計畫」,或是「○年度檔案清查計畫」。

然而一個完整的計畫體系(如圖1),通常會包括上層的策略性計畫與下層的執行性計畫。也就是說,一個完整的策略計畫,依想要解決不同面向的問題,而有不同的分支計畫或計畫目標,各分支計畫之下又有不同的工作要項,如此由上而下,構築完整的計畫。

圖1 計畫體系組成概念示意圖
圖1 計畫體系組成概念示意

 

 
那麼擬訂計畫時應該包含那些要素呢?大致可分為下列幾項:
一、 環境分析與需求評估:也就是情勢分析,就環境現況與未來發展情勢,陳述所面臨的問題與需求。
二、 目標設定:說明計畫所要達成的總目標與分支目標,並明列可能的限制。
三、 策略或政策規劃:主要是針對達成目標所需採取的策略與方法,並設計各種執行方案。
四、 計畫結構設計:將需求評估結果、計畫目標、執行策略與方案的關係加以統合並結構化,讓計畫層次分明。
五、 分支計畫之選擇與設計:必要時,可依據所需解決問題的時序與優先處理順序,選擇設計相關分支計畫。
六、 所需資源規劃:臚列計畫所需資源及來源。
七、 階段性工作設計:說明各階段工作時程與重點,及其預定達成績效指標。
 

參、How-計畫編訂作業

知道了計畫的2個W後,接著就是重要的H,也就是如何編訂計畫。您不妨順著作業流程,試著寫寫看。

一、 計畫編訂作業流程(如圖2)
  (一) 找出優先發展課題:當著手要訂定計畫時,首先要檢視的是現在遇到那些問題?或是要突破什麼困境?根據這些議題,檢討現有環境狀況,包括現行政策與相關計畫的執行成效,並因應未來的發展情勢進行需求評估。經過這些分析後,找出目前優先要發展或解決的議題,作為計畫的優先發展課題。
  (二) 目標設定根據確定之優先發展課題,加以設定希望能達成的目標,並設定用來衡量目標是否達成的績效指標,即所謂的關鍵績效指標(Key Performance Indicators,簡稱KPI),作為衡量目標達成與否的依據。
  (三) 執行策略與方法為落實計畫之推動,必須詳加說明執行步驟、時程與方法,並進行工作分工,還可以依據不同工作項目,以列表方式呈現各工作要項的作業時程與作業方式。
  (四) 所需資源說明本計畫所需預算、人力或其他需求事項。
  (五) 預期效果呈現計畫所能達成的預期效果。
圖2 計畫編訂作業流程
圖2 計畫編訂作業流程
 
對於目標能否smart設定,不妨用「SMART」原則加以檢視:
S 「具體」(Specific):目標要具體,不能只是空泛的陳述。例如:「滿足所有人應用檔案的需求」與「在受理檢調申請後1小時內提供所需檔案」,後者即較前者具體。
M 「可衡量」(Measurable):目標應該是可以衡量的,也就是要能顯示服務水準之改變,例如,以前「沒有」,現在「有」 ;或是提高了多少「量」。
A 「可達成」(Attainable):目標應該是在現有資源條件下並經過努力之後可達成的,若陳意過高,訂定一個遙不可及的目標,這個目標就形同虛設。
R 「切題」(Relevant):目標必須與所欲解決的問題相關聯。
T 「有完成期限」(Timetabled):要設定目標的完成期限,以及過程中階段性可完成的標準,以便隨時檢測計畫執行過程是否符合預期。
 

此外,規劃目標過程中如有計畫執行者、決策者以及受計畫執行影響之利害關係人的參與,不僅能有效完成目標設定,並對於達成目標之執行策略與方法,亦有助於形成共識。

二、

計畫之執行、管理與修訂

 

  當計畫編訂之後,最重要的就是落實執行,並評估成效,最常運用的就是「PDCA」的循環管理概念。P(plan):就是指計畫擬定或修正。D(do):執行計畫。C(check):在計畫進行過程中,定期檢視計畫執行狀況,也就是定期的追蹤管考與事中評估。A(act):將追蹤管考與事中評估結果反饋到後續的計畫執行當中,必要時,應修正計畫目標、執行方法等內容。在計畫執行過程中,應該不斷運用以上4 個循環步驟,藉以確保計畫能確實的推動,達成計畫效益。

  至於各機關如何定期評估檔案管理業務執行過程與成效,因篇幅有限,請參考機關檔案管理作業手冊(99年版)第23章「作業成效評估」。

圖3 PDCA循理管理概念
圖3 PDCA循理管理概念
圖片來源:https://goo.gl/aP8vXh
(民國105年1月29日檢索)

肆、結語

透過本篇2W1H的簡要介紹,希望有助於檔案管理夥伴們對計畫的進一步認識,同時也提升編訂計畫的能力,協助獲取機關首長重視,爭取資源,除解決檔案管理問題,還能提升服務水準。心動不如馬上行動,讓我們一起動手草擬計畫吧!

 
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參考資料:

1.

機關檔案管理作業手冊。

2.

國家發展委員會檔案管理局,「檔案管理計畫作業」課程簡報。

 
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