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文檔法規
行政規則

機關檔案保管作業要點

中 華 民 國 90 年 12 月 12 日檔案管理局檔秘字第0002066號函訂頒,中華民國91年1月1日生效
中 華 民 國 92 年 10 月 28 日檔案管理局檔典字第09200075181號函修正
中 華 民 國 98 年 10 月 27 日檔案管理局檔典字第0980014230號函修正
中 華 民 國 103 年 3 月 24 日國家發展委員會檔案管理局檔典字第1030014075號函修正第13點

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

一、 為妥善保管機關檔案,提升檔案管理效能,特訂定本要點。
二、 本要點所稱檔案保管作業,包括檔案整理、存放、庫房安全維護及清查事項。
三、 檔案之保管,應依媒體型式,區分為紙質類、攝影類、錄影音帶類及電子媒體類,分別管理。
四、 檔案之整理,應依檔號順序由小至大排列。
五、 檔案整理作業採委外辦理者,應於檔案保管場所或指定場所為之。
六、 永久保存與定期保存檔案得分置存放。
七、 檔案應存放於容具內,並置放目次表,載明下列事項:
(一) 檔號。
(二) 案名。
(三) 案由。
(四) 密等。
(五) 保存年限。
(六) 其他應記載事項。
同一容具內以存放同分類號案件為限,如置不同案名之案件時,其目次表應分別製作。
檔案容具外應標明檔號、案名及保存年限等事項。
八、
檔案容具係指置放檔案之保護套、袋、夾、盒、箱或其他容具;其規格由各機關自行訂定。
前項容具應選用質優、堅韌且保固良好之材質;紙質類,宜選擇無酸材質;聚酯類,宜選擇化性穩定之材質。
九、 檔案上架應按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下排列於檔案架櫃,並宜預留架位空間。
十、 檔案之置放方式,應視媒體型式及檔案保存狀況,選擇直立或水平置放。
十一、 檔案附件以與原件併同存放為原則;另行存置者,應於附件標記檔號,並於原件目次表註明媒體型式、數量及存放位置。
十二、 檔案櫃、架適當位置,應設置簡明之標示。
十三、
檔案之保存,應依不同媒體型式採取防光、防熱、防潮、防蟲菌、防污染、防磁、防刮及防盜等必要之防護措施。
檔案遭受危害,應採取適當處置措施,遇有重大損害或無法自行處置者,應通報國家發展委員會檔案管理局。
前項檔案危害之處置,應避免傷害檔案、人體及破壞環境。
十四、
檔案庫房應由專人管理,定期查檢工作應做成紀錄。
檔案庫房宜採單一出入口管制,非經許可不得進入。
十五、 檔案庫房內嚴禁下列行為:
(一) 使用或存放易燃或易爆物品。
(二) 飲食、儲存食物或堆置雜物。
(三) 植養生物。
十六、 各機關應訂定檔案清查計畫,就所保管檔案定期進行清查作業,並將清查結果陳報權責長官核閱。
十七、 檔案有遺失、毀損情形,各機關應即查明原因簽請權責長官處理,並採取適當補救措施。
附加檔案:
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