臺北機廠:火車改造的大本營
No.123 發刊日:106年9月18日 檔案樂活情報 FB twitter plurk Google Bookmarks 臺北機廠:火車改造的大本營
檔案知識+-如何估算檔案庫房空間需求

如何估算檔案庫房空間需求

如何估算檔案庫房間需求
 

檔案庫房建置是機關檔案管理重要的基礎工作之一,各機關均面臨檔案成長,導致檔案庫房空間不足的壓力,但當檔案管理人員被問到未來需要多少庫房面積時,通常無法具體說明。本文將介紹如何利用科學方法,有效估計檔案的成長量,進而推估所需檔案庫房面積。希望藉由本文說明,讓檔案管理人員具備估算檔案庫房面積需求之能力。

國家發展委員會檔案管理局檔案典藏組科長 林人立

 

壹、定義檔案排架長度

首先,我們先看圖1來定義檔案排架長度,即將檔案直立排列後,量測水平方向的長度,單位為公尺,後續會以這個方式,來計算檔案量。一般而言,檔案架一連的寬度約為90~105公分。

舉例說明,圖2中,有2架檔案架,每一格可放1公尺的檔案,所以,這2架檔案架可存放的檔案量為1公尺x5層x3連x2面x2架,等於60公尺。

圖1檔案排架長度示意圖、圖2 檔案架─架、面、層之定義
圖片來源:「機關檔案庫房建置」數位課程資料

貳、估算庫房空間需求

接下來,就來看看如何估算庫房空間需求

一、假設(預估庫房存放檔案總量)為A:檔管人員應該先統計現有的檔案數量,並且預估未來的年成長量,然後,這個庫房要放的檔案總量A就是[現有檔案量+(年成長量×滿載年限)],滿載年限可定為10至15年。

二、假設(庫房單位面積之檔案容量)為B:依照經驗數據若採用5層固定式檔案架,則每坪約存放10公尺檔案,B=10;若採用5層密集式檔案架,則每坪約存放24公尺檔案,B=24;所以,若為N層之檔案架,其每坪可存放之檔案容量必須再乘以(N/5)。因此,B=10x(N/5)或24x(N/5)。

三、所需庫房空間面積為C=A/B+D(走道、通道或前室等相關空間面積,約為A/B的10%~15%)。

參、估算實例

以下來看2個估算實例

一、案例1—固定式檔案架

(一)現有檔案量為1,000公尺,檔案年成長量50公尺,滿載年限為15年,則預估庫房存放檔案總量A=1,000+50×15=1,750公尺。

(二)採5層固定式檔案架,B=10x(5/5)=每坪10公尺,典藏空間約需A[1,750]÷B[10x(5/5)]=175坪。

(三)再加計走道、通道或前室等相關空間D,D=175x10%=17.5坪。

(四)所需庫房面積C=175+17.5=192.5坪。

二、案例2—密集式檔案架

(一)若現有檔案量為檔案長度1,000公尺,檔案年成長量50公尺,滿載年限為15年,則預估庫房存放檔案總量A=1,000+50×15=1,750公尺。

(二)採6層密集式檔案架,B=24x(6/5)=每坪28.8公尺,典藏空間約需A[1,750]÷B[28.8)]=60.76坪。

(三)再加計走道、通道或前室等相關空間D,D=60.76x10%=6.08坪。

(四)所需檔案庫房面積C=60.76+6.08=66.84坪。

 

肆、結語

各機關均面臨檔案逐年成長,一旦發現檔案庫房空間不足時,才來進行檔案庫房之擴增,常常緩不濟急,因為建置檔案庫房需要土地或建物資源、編列經費,以及規劃建置的時間,是以,建議當檔案庫房容量滿載前2至3年時,檔案管理人員即應參採本文介紹之方法,進行估算未來所需檔案庫房空間(一般而言,以滿足未來10至15年的檔案成長需求為宜),並於庫房滿載前進行檔案庫房之增建。最後,期望各機關均有適足的檔案庫房,以妥善保存維護檔案。

 
 
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